De vuelta a lo básico: cómo utilizar un código de barras para automatizar la captura de datos, la identificación positiva del paciente y más en entornos de atención médica

Los códigos de barras existen desde hace casi tres cuartos de siglo y se utilizan activamente en entornos de atención médica desde hace más de 50 años. Así, como médico y tecnólogo de muchos años de experiencia, siempre me sorprende cuando visito hospitales y clínicas y veo al personal intentando aún gestionar manualmente cada aspecto de la atención al paciente.

Incluso en las grandes ciudades con economías digitales sólidas, los médicos y enfermeras siguen anotando, etiquetando medicamentos y creando brazaletes para pacientes con bolígrafo y papel. Sin embargo, incluso en los sistemas de salud más pequeños o rurales, ubicados en comunidades con una baja penetración tecnológica, casi todos los pacientes y miembros del personal cuentan con smartphones personales. Es bastante desconcertante.

Lo que resulta aún más desconcertante es que mis colegas y yo hemos observado un uso más amplio de la tecnología de códigos de barras y la automatización de flujos de trabajo en entornos de campo, como clínicas temporales dirigidas por organizaciones no gubernamentales (ONG), en comparación con algunos grandes hospitales de la región de Asia-Pacífico (APAC).

¿Por qué algunos administradores de la salud dudan en digitalizar y automatizar la recopilación de datos y los flujos de trabajo mediante el uso del código de barras, una tecnología probada, familiar, madura y sencilla? ¿Y por qué los sistemas de salud en Vietnam, Tailandia e Indonesia aún se encuentran en la Etapa 0-Etapa 4 del Modelo de Adopción de Registros Electrónicos Médicos (EMRAM) de HIMSS, mientras que los sistemas de salud en Singapur se encuentran entre las Etapas 6 y 7 e implementan tecnología RFID para rastrear, seguir y localizar todo, desde suministros médicos y medicamentos hasta pacientes y personal?

Hace más de 20 años sabíamos que la digitalización de datos fundamentales y la captura de datos automatizada podrían mejorar drásticamente la atención al paciente y, por lo tanto, influir en resultados más positivos:

• Un estudio de 2005 publicado en Patient Safety and Quality Healthcare halló que la implementación de la tecnología de códigos de barras en cinco unidades de un hospital comunitario redujo los errores en un 82 %!

• Un estudio diferente de 2010 publicado en el New England Journal of Medicine en EE.UU. confirmó que la tecnología de códigos de barras estaba previniendo 90,000 errores médicos graves cada año y reduciendo la mortalidad en un 20 %!

Así que esto no debería ser cuestión de desconfianza en la tecnología. Sin embargo, a medida que he conocido a médicos en toda la región APAC en los últimos meses y años, he llegado a apreciar la necesidad de educación sobre lo siguiente:

• Qué es el código de barras y para qué sirve.

• ¿Por qué el código de barras es la forma más sencilla de generar confianza en la atención entre pacientes y médicos.

He hablado con enfermeras que dudaban de que sus hospitales usaran brazaletes con código de barras porque suelen ver códigos de barras en "queso en la tienda". No podían entender que la misma tecnología se utilizara en un entorno clínico. (Una historia real.)

Después de explicarles la versatilidad del código de barras en diferentes aplicaciones y cómo específicamente podría utilizarse para ayudar a las personas, tanto a ellos como a sus pacientes, en entornos de atención médica, comenzaron a estar más abiertos a la idea. Reconocieron lo arriesgado que es tener que identificar positivamente a los pacientes y correlacionar los medicamentos correctos utilizando información escrita a mano en un brazalete que a menudo no es legible. No quieren ser responsables de un error debido a una mala interpretación de la escritura de alguien, ni tampoco quieren retrasar la atención al paciente intentando descifrar lo que dice el brazalete o la historia clínica.

Una vez que empezaron a verbalizar los problemas que habían normalizado durante décadas, entonces comenzaron a hacer preguntas sobre lo que era posible, y yo comencé por destacar el programa Scan4Safety en el Reino Unido (como lo hago cada vez que hablo con alguien sobre cómo pasar de procesos manuales a digitales). Scan4Safety se ha convertido en un ejemplo destacado de técnicas adecuadas de productividad operativa, gestión de la cadena de suministro y seguridad del paciente durante los últimos años. Eso se debe a que el Servicio Nacional de Salud (NHS) se ha centrado en implementar tecnologías, crear nuevos flujos de información digital y establecer estándares que faciliten a los médicos y otros miembros del personal confirmar que las acciones que están tomando están en consonancia con el “paciente adecuado”, “producto adecuado”, “lugar adecuado” y/o “proceso adecuado”. Han demostrado cómo las operaciones de extremo a extremo y toda la experiencia en el sector salud pueden transformarse utilizando el código de barras. No es RFID. No robots. No es IA. Pero los códigos de barras.

Si vive en un país más avanzado tecnológicamente, donde RFID, robots e IA se están volviendo comunes en las operaciones de atención médica, es posible que piense: “La atención médica ha dejado atrás el código de barras. El caso de negocio ha sido comprobado, el uso de la tecnología es estándar, y debemos analizar cómo podemos aprovechar los sistemas de códigos de barras para automatizar aún más la captura de datos, los flujos de trabajo y la toma de decisiones en beneficio de nuestra gente. Y en eso último tendrías razón. La propuesta de valor de los sistemas de códigos de barras ha sido probada una y otra vez para todo, desde la identificación positiva del paciente (PPID) y la administración de medicamentos hasta la identificación única de dispositivos (UDI) la recopilación/utilización de datos y el cumplimiento normativo. Se utiliza a diario para el rastreo y localización de productos farmacéuticos, dispositivos médicos y cuidado del paciente. Sin embargo, la comunidad sanitaria no está avanzando “más allá del código de barras”. Aprovecha esos sistemas para encontrar nuevas formas de aprovechar los sistemas ya implementados y los datos que se recopilan con cada escaneo.

Ni siquiera hemos empezado a rozar la superficie cuando se trata de cuántas formas diferentes los datos de códigos de barras pueden ser agregados, cortados y analizados para informar las decisiones de atención, generar confianza en las acciones de atención y mejorar la precisión y la puntualidad de la facturación. El código de barras puede incluso ayudar a aumentar la accesibilidad en la atención médica al ampliar la disponibilidad de los médicos y facilitar una rotación más rápida de pacientes. Cada minuto que se ahorra al no tener que descifrar lo que alguien escribió en un brazalete o en una tabla es un minuto más rápido que un paciente puede recibir la atención adecuada y volver a casa, lo que deja espacio para que otro paciente sea atendido. Mis compañeros de Zebra y de la comunidad de atención médica han hablado mucho sobre cómo la etiqueta de código de barras podría ser beneficiosa, por lo que les remitiré a estas conversaciones para que continúen su aprendizaje después de leer esta publicación de blog:

• Industrial Automation Insider: Los usos inesperados, pero altamente efectivos, de las soluciones de automatización de alta y baja tecnología en el sector de la salud

• 3 pasos + 3 herramientas de movilidad probadas para mejorar el proceso de recolección de muestras y, por lo tanto, la atención al paciente

• Emergencias sanitarias de gran impacto, como la COVID-19, ocurren constantemente y debemos estar mejor preparados para todas ellas

• La COVID-19 nos recordó por qué la medicina moderna necesita herramientas tecnológicas modernas

• ¿Está su hospital aprovechando al máximo las oportunidades revolucionarias que ofrecen los datos de identificación única de dispositivos (UDI)?

• Los procesos sanitarios, las necesidades de los pacientes y los requisitos de notificación cambian más rápido que nunca. Por eso los médicos necesitan una tecnología más adaptable (y amigable para el paciente).

• Cómo las herramientas simples de identificación de pacientes mejoran la atención primaria

• Acertar el clavo al primer intento: ¿Por qué los técnicos de laboratorio confían tanto en la tecnología de escaneo

Antes de continuar y escuchar lo que otros usuarios compartieron, quiero mencionar algunas de las mejores prácticas en cuanto a los procesos basados en códigos de barras en el sector de la salud (especialmente en la verificación de identificaciones de pacientes y la administración de medicamentos):

1. No se limite a establecer políticas. Enséñales. Aplicarlas. Adáptelos.

Aunque a muchas personas les gusta considerar la tecnología como una solución para casi todos los problemas modernos, la realidad es que la tecnología no puede explicar completamente el comportamiento humano. Por ejemplo, estudios observacionales recientes en sistemas de salud de todo el mundo demuestran que la tecnología de códigos de barras puede reducir eficazmente los errores en la administración de medicamentos si, y solo si, el personal está debidamente capacitado en el uso de la tecnología y cumple con los procesos diseñados para garantizar su efectividad. Si hay alguna desviación de la política o del proceso, pueden ocurrir errores.

En un estudio realizado en Noruega, los investigadores observaron a 44 enfermeras administrar 884 medicamentos a 213 pacientes. Según se informó, "se produjeron desviaciones de la política de administración de medicamentos con códigos de barras (BCMA) en más de la mitad de las observaciones, con desviaciones de la política relacionadas con las tareas en el 66% de los pacientes durante la dispensación y en el 71% de los pacientes durante la administración." Las desviaciones organizacionales incluyeron la falla en escanear el 29% de los medicamentos y el 20% de los brazaletes de los pacientes. Las desviaciones en la política también se produjeron debido a factores tecnológicos (por ejemplo, batería baja del portátil, congelación del sistema), así como factores ambientales (por ejemplo, ubicación de la sala de medicamentos, tamaño del cajón del paciente). La mayoría de las desviaciones fueron causadas por políticas que interfieren con el uso adecuado y seguro de la BCMA y por un diseño tecnológico subóptimo.

Lo que esto me indica es que podrían haberse producido algunas cosas diferentes. Es posible que el personal no haya comprendido las políticas o no las haya tomado en serio. O tal vez no entendieron cómo utilizar la tecnología, por lo que volvieron a lo que les resultó más fácil, aunque eso requiriera más esfuerzo o introdujera más riesgo. Alternativamente, las políticas podrían no haberse ajustado a las mejores prácticas clínicas, por lo que se dejaron llevar por lo que consideraron la mejor opción. En cualquier caso, debe asumir que todo podría suceder en sus instalaciones cuando la tecnología de códigos de barras (o cualquier tecnología) esté en juego. Por lo tanto, forme un equipo de consultores internos que le ayuden a garantizar que:

• estableciendo las políticas adecuadas.

• diseñar la pila tecnológica para respaldar esas políticas y otras políticas operativas/estándares de atención médica en su totalidad.

• hacer lo suficiente para que el personal se sienta cómodo utilizando la tecnología.

Habrá una curva de aprendizaje, pero hay mucho que aprender de otros que te han precedido en esta transformación digital. Si alguna vez desea hablar con clientes de Zebra sobre su enfoque para la automatización basada en códigos de barras (captura de datos, toma de decisiones, verificaciones, etc.), póngase en contacto con su representante local de Zebra o conmigo. Podemos organizar que usted escuche cómo diseñaron sus sistemas y por qué eligieron ese diseño, cómo involucraron a otras personas (incluyendo a TI, finanzas, médicos, etc.) y cómo utilizan bucles de retroalimentación continuos para expandir y mejorar sus sistemas de códigos de barras.

2. No dude en recurrir a ayuda externa.

Sé que conoces mejor a tu gente. Usted es quien mejor conoce sus políticas y sistemas. Pero, ¿en qué medida comprende realmente los sistemas de tecnología de códigos de barras, cómo deben integrarse en otros sistemas, cómo gestionarlos y cómo escalarlos? Demasiados administradores de TI en el sector sanitario intentan manejar todo internamente. Pero no son ingenieros de sistemas de códigos de barras. Al igual que no querrías que un enfermero sin licencia te atienda, confía en mí cuando te digo que no querrás que un miembro del equipo sin experiencia dirija un proyecto de esta magnitud. Aunque la tecnología de códigos de barras es bastante sencilla de usar, hay que tener en cuenta muchos aspectos especiales en cada implementación. No es una solución única y universal, lista para conectar y usar. Por lo tanto, traiga a las personas adecuadas (incluidos ingenieros y consultores externos) para que le ayuden a asesorar sobre el proyecto, incluso si usted realiza el trabajo y ellos solo le indican la dirección correcta y se aseguran de que vea todos los posibles obstáculos (y los evite).

3. Considere todas las posibles aplicaciones de códigos de barras, no solo las obvias.

La configuración de los sistemas de escaneo de códigos de barras para admitir PPID y la administración de medicamentos debe ser su primera prioridad, seguida rápidamente por UDI. Pero piense en cómo puede aprovechar el código de barras para recopilar datos relacionados con muestras de laboratorio, existencias farmacéuticas, asistencia del personal o incluso distribución de sangre. Por ejemplo, el Hospital Infantil Real descubrió que el uso de sistemas de códigos de barras para escanear con precisión los productos sanguíneos mejoró enormemente la seguridad del paciente. Los médicos del Calderdale and Huddersfield NHS Foundation Trust ahora están utilizando computadoras móviles con escáneres de códigos de barras integrados para ayudar a documentar los datos de los pacientes en tiempo real junto a la cama. Y los responsables del transporte de muestras en las instalaciones de QE se sienten seguros de que están llevando las muestras correctas al lugar adecuado, de que han registrado las recogidas y entregas correctamente, y de que pueden transportar las muestras de la manera más eficiente posible para ayudar a acortar los tiempos de respuesta de los resultados. Piense en cómo un escaneo de código de barras puede afectar la facturación, el tiempo de rotación en la sala de operaciones y más. Una vez que tenga el sistema adecuado, podrá escalar según sea necesario. Pero debe contar con el sistema adecuado.

Dicho esto, sé que el código de barras no es la solución definitiva para la sanidad. Pero es la base para todo lo demás que necesite o desee hacer para ganar la confianza de los pacientes, la lealtad del personal y los elogios de sus superiores y reguladores. Para citar un artículo publicado recientemente en una revista académica:

“Ahora contamos con estándares internacionales para códigos de barras y para organizaciones de atención médica. La tecnología de códigos de barras no es la única solución para el desafío del control de suministros y la seguridad del paciente. Sin embargo, es una herramienta que, dentro de una cultura de seguridad, puede contribuir a aumentar la confianza clínica y del paciente en los procesos del sistema. Junto con la gestión proactiva del riesgo, la HFE y el desarrollo de la resiliencia, puede contribuir a construir un sistema sanitario más seguro y eficiente.

Si necesita ayuda para convencer a los principales accionistas sobre los beneficios del código de barras, hablemos. Puedo compartir algunos recursos que le ayudarán a obtener su aceptación y facilitar el proceso de gestión del cambio con los médicos en particular.