Le Hull University Teaching Hospital améliore ses flux de travail grâce à une visibilité en temps réel des actifs

Le Trust a étroitement collaboré avec Zebra Tagnos et The Barcode Warehouse pour réaliser les spécifications de la solution. Il a fallu rechercher le nombre d’équipements à suivre, le type d’équipements représentés, s’ils devaient pouvoir résister à des températures chaudes ou froides, le type de matériaux sur lesquels les étiquettes allaient être apposées, le nombre d’utilisateurs dans le système et comment diviser l’hôpital en secteurs pour que l’utilisation du logiciel par le personnel soit intuitive. Il a également fallu évaluer la necessité d’adopter une technologie RFID active ou passive et le Wi-Fi™ par rapport à une solution en réseau pour connecter les lecteurs RFID. 

Le Trust a opté pour la technologie RFID passive pour l’étiquetage de ses équipements. L’équipe cite la réduction des coûts et l’optimisation de la maintenance par rapport à une solution RFID active, dans laquelle il faut remplacer les batteries plus fréquemment, comme motivation principale de cette décision. 

Les étiquettes RFID passives de Zebra doivent passer sous des lecteurs, par conséquent, le Trust a installé plus de 650 lecteurs RFID fixes FX7500 et plus de 400 antennes dans ses campus pour fournir une couverture de traçage complète. Le Trust a décidé que chaque entrée et sortie des patients devait être visible. Les lecteurs sont mis en réseau à l’aide de câbles Power over Ethernet (PoE) pour atténuer les changements futurs de la Wi-Fi en termes de normes et de technologie, en effet, ils pourraient devoir être mis à jour pour fonctionner avec un nouvelle norme de réseau sans fil. (Il a fallu installer près de 10 km de câblage pour raccorder tous les lecteurs).

Les cliniciens devaient également avoir accès aux capacités de lecteur RFID portable. Ils consultaient Zebra MotionWorks pour localiser la zone dans laquelle se trouvait l’équipement, puis utilisaient l’appareil mobile pour l’identifier. La technologie a également été utile pour activer des contrôles de stock ad hoc et, à l’avenir, pour gérer des tâches telles que le traçage des affaires personnelles d’un patient. Zebra possède une solide expériences des terminaux mobiles solides et conçus pour le secteur de la santé, le Trust a opté pour 320 terminaux mobiles Zebra TC52-HC.

Le terminal mobile Android est solide et puissant. Il peut être utilisé dans divers domaines tels que la mise à jour des dossiers des patients, l’activation des services « Push to talk » entre les membres du personnel, la lecture de données de code-barres et bien plus encore. Le plastique de qualité médicale avancé des ordinateurs, conçu pour le secteur de la santé, peut supporter des nettoyages fréquents et une large gamme de désinfectants. Dans le cadre du Trust, les appareils servent principalement à lire les étiquettes RFID et à numériser les procédures de soins aux patients, les terminaux mobiles étant soit connectés physiquement, soit synchronisés via la technologie Bluetooth® avec le chariot RFID portable Zebra RFD8500 pour permettre la lecture des étiquettes.

Les appareils de Zebra sont beaucoup plus légers que nos terminaux précédents et sont solides, ils répondent à nos exigences de prévention et contrôle des infections. Le TC52-HC m’a impressionné lorsque je l’ai vu pour la première fois, » a déclaré Ellis. « Dans les autres secteurs, on appelle généralement les lecteurs RFID des « pistolets », mais cela ne semblait pas convenir dans un hôpital ! Nous les appelons « baguettes » en référence à la possibilité presque magique de pouvoir retrouver tout équipement dans l’hôpital en appuyant simplement sur quelques boutons sur l’écran et en utilisant la baguette pour aller les chercher. J’entends souvent les gens dire, « Qui a la baguette ? » quand je me déplace dans les services ».

Dans le cadre du projet, l’équipe d’Ellis a réalisé un inventaire des principaux équipements afin d’établir une base de référence. L’équipe a également créé une solution de chariot intelligent pour permettre aux membres de l’équipe de se déplacer facilement dans l’hôpital et étiqueter les équipements. Cela a changé la donne, car cela a permis à l’équipe RFID du Trust de voir les actifs et de les étiqueter directement, sans craindre de devoir quitter actif pour aller imprimer une étiquette et revenir pour constater qu’il a été déplacé ! Le « Chariot hub » possède une imprimante industrielle Zebra ZT411 pour imprimer les étiquettes RFID.

Globalement, le Trust a déjà étiqueté plus de 72 000 actifs et continuer d’étiqueter jusqu’à 2 700 plateaux stériles chaque semaine, créant ainsi le déploiement de RFID pour RTLS le plus important d’Europe dans le secteur des soins de santé. Compte tenu de l’importance de la solution, elle est soutenue par un plan de maintenance Zebra OneCare avec des délais d’intervention garantis pour les terminaux mobiles et la maintenance des lecteurs fixes.

Le projet apporte de nombreux avantages dans les trois domaines clés : opérations quotidiennes, approvisionnement et soins des patients. En termes de flux de travail quotidiens, les cliniciens passent désormais beaucoup moins de temps à chercher des équipements. Il peuvent suivre les objets dans les salles et utiliser les baguettes, qu’ils secouent, pour identifier rapidement ce qu’ils cherchent.

On estime que 2 500 membres du personnel passaient environ 56 minutes par semaine (soit environ 14 minutes par quart) à chercher des équipements. Chaque recherche prend désormais et en moyenne moins de 4 minutes. Cela permet d’économiser 35 heures par employés par an, soit 87 500 heures pour les 2 500 membres du personnel, l’équivalent d’une durée de 2 187 semaines. Savoir que le retour sur investissement sera réalisé dans un délai d’environ 24 mois est clairement un avantage immense et crucial. Le Trust souhaite également éradiquer les emails groupés envoyés à chaque membre du personnel dans le cadre de la recherche des équipements. Le Trust a estimé que sur les 5 500 personnes recevant l’e-mail groupé, seules 50 % ouvrent l’e-mail (2 750 personnes). S’il fallait 3 minutes pour lire cet e-mail et déterminer les étapes suivantes, cela correspondrait à 8 250 minutes ou 137,5 heures de temps perdu par e-mail.

Avec l’approvisionnement, le Trust peut utiliser les données en temps réel pour comprendre exactement le stock possédé et où il se trouve. Il peut également acheter les articles nécessaires sans acheter trop, en sachant quels articles sont les plus fréquemment utilisés, il peut en acheter plus. Des économies de coûts supplémentaires proviendront de la meilleure gestion du retour des actifs en location. Par exemple, le Trust peut louer des équipements chers, comme des lits et des fauteuils bariatriques pour des patients bien spécifiques. Les lits sont parfois déplacés et installés au mauvais endroit.

En outre, il peut être facile d’oublier la date à laquelle un article doit être renvoyé, ce qui signifie que le loueur facturera des frais de pénalité pour un retour tardif. A l’avenir, le Trust pourra utiliser MotionWorks for Healthcare pour suivre les équipements loués et obtenir une alerte automatique lorsque la restitution est prévue et éviter les frais de dépassement de délai.

S’agissant des soins des patients, la mesure phare pour Ellis et son équipe, les avantages sont nombreux et différents. Le suivi planifié des effets personnels des patients permet d’éviter la perte d’objets, ce qui réduit le stress des patients, de leur famille et des cliniciens qui peuvent être amenés à passer du temps à chercher des objets. Les opérations seront également moins susceptibles d’être annulées. Par exemple, les plateaux chirurgicaux sont parfois placés au mauvais endroit et, si on ne les trouve pas, les opérations peuvent être annulées. Le plateau peut désormais être recherché sur un PC de bureau ou une tablette de qualité médicale et la baguette permet de le localiser dans les réserves ou les couloirs de théâtre. Même s’il n’est pas rangé là où il devait être, on le trouvera. C’est un avantage considérable pour les patients, car leur opération ne sera pas annulée en raison de l’absence de plateaux et d’instruments stériles. En outre, l’atténuation des risques est également un facteur important. Par exemple, si un plateau d’instruments de chirurgie cardiaque tombe, il est possible d’en trouver un autre en quelques secondes, garantissant un retard minime d’une chirurgie vitale.

Pour l’avenir, le Trust possède le système de traçage des actifs polyvalent qu’il souhaite déployer. Les avantages se multiplieront avec le lancement de nouvelles utilisations. Cela comprend le traçage des affaires personnelles des patients et l’ajout des équipements loués à l’inventaire en temps réel. 

En commentaire de cette solution, Ellis conclut : « Le système est facile à utiliser et les collègues l’ont adopté rapidement. Pour moi, le meilleur résultat est une amélioration claire des soins aux patients. Si nous disposons toujours du matériel adéquat au moment voulu, nous pouvons en fin de compte réduire la durée des séjours, ce qui est excellent. Les économies de temps sont également remarquables et nous savons que la RFID possède un potentiel important de déploiement dans d’autres Trusts. Ce projet a été difficile et a rencontré de nombreux obstacles, car les hôpitaux sont des environnements complexes et pressurisés qui comportent de nombreux systèmes, des bâtiments anciens, des exigences légales obligatoires et des exigences en matière de soins aux patients. Néanmoins, je suis ravi du projet et de la base polyvalente qu’il fournit pour nous accompagner dans l’ajout de nouvelles applications afin d’améliorer nos opérations au cours des prochaines années ».