O Hull University Teaching Hospital melhora os fluxos de trabalho com a visibilidade em tempo real dos ativos

O Trust trabalhou de perto com Zebra, Tagnos e The Barcode Warehouse para especificar sua solução. O grupo analisou quantos itens precisavam ser rastreados, quais tipos de itens eram, se precisavam suportar temperaturas quentes ou frias, o tipo de materiais aos quais as etiquetas seriam aplicadas, o número de usuários no sistema e como zonificar o hospital para tornar o uso do software intuitivo para a equipe. Além disso, também avaliou se usaria tecnologia RFID passiva ou ativa e Wi-Fi™ ao invés de uma solução em rede para conectar leitores RFID. 

O Trust optou por usar tecnologia RFID passiva para rotular seus itens. O principal motivo por trás de sua decisão foi o custo mais baixo e a manutenção mais fácil em comparação com uma solução RFID ativa, onde as baterias das etiquetas precisam ser trocadas com mais frequência. 

Etiquetas com RFID passivos da Zebra precisam passar por leitores, então o Trust instalou mais de 650 leitores RFID FX7500 fixos e mais de 400 antenas em seus campi para fornecer cobertura de rastreamento abrangente. O Trust determinou que cada entrada e saída de paciente precisaria ser visível. Os leitores são interligados a cabos Power over Ethernet (PoE) para mitigar futuras mudanças nos padrões e tecnologias de Wi-Fi, o que poderia culminar na atualização constante dos leitores para trabalhar com qualquer novo padrão de rede wireless. (Isso exigiu 6,2 milhas de cabeamento para conectar todos os leitores).

Clínicos também precisavam ter acesso a capacidades de leitura RFID portáteis. Eles consultariam o Zebra MotionWorks para localizar a zona em que um item estava, e então usariam o dispositivo móvel para identificá-lo. Também seria útil para permitir verificações de inventário ad hoc e, no futuro, gerenciar tarefas como rastrear os pertences de um paciente. A Zebra tem um vasto histórico em computadores móveis robustos projetados para a saúde e o Trust optou por selecionar 320 computadores móveis Zebra TC52-HC.

O computador móvel Android é robusto, resistente e poderoso e é compatível com uma variedade de aplicações, incluindo atualização de registros de pacientes, habilitação de serviços de push-to-talk entre funcionários, captura de dados de códigos de barras e muito mais. Projetado para a saúde, os plásticos avançados de grau médico do computador suportam limpezas frequentes com uma ampla variedade de desinfetantes. Com a aplicação do Trust, o uso principal dos dispositivos é ler etiquetas com RFID e escanear procedimentos de atendimento aos pacientes com os computadores móveis, fisicamente conectados ou sincronizados via Bluetooth® com o sled RFID Zebra RFD8500 de mão para possibilitar a leitura de etiquetas.

“Os dispositivos da Zebra são muito mais leves do que nossos antigos aparelhos, são robustos e atendem às necessidades dos nossos requisitos de Prevenção e Controle de Infecções. Fiquei impressionada com o TC52-HC quando o vi”, disse Ellis. “No mercado em geral, os sleds RFID são frequentemente chamados coloquialmente de ‘armas’, mas isso parecia inadequado em um hospital! Chamamos de “varinhas”, referindo-se ao estado quase mágico de poder encontrar qualquer ativo no hospital simplesmente pressionando alguns botões na tela e usando a varinha para encontrá-lo. Eu frequentemente ouço as pessoas dizendo, ‘Quem tem a varinha?’ à medida que você percorre as enfermarias”.

Como parte do projeto, a equipe de Ellis realizou um inventário de equipamentos abrangente para estabelecer uma linha de base. Também foi criada uma solução de carrinho inteligente para permitir que os membros da equipe se deslocassem convenientemente pelo hospital e rotulassem itens. Isso foi um divisor de águas, pois permitiu à equipe de RFID do Trust verificar os ativos e rotulá-los imediatamente sem o receio de ter que deixar o ativo para ir imprimir uma etiqueta e depois voltar para encontrar o ativo movido! O “hub do carrinho” tem uma impressora industrial Zebra ZT411 conectada a ele para imprimir etiquetas com RFID industriais.

No geral, o Trust rotulou mais de 72.000 ativos e continua a rotular até 2.700 bandejas estéreis a cada semana, o que é considerado a maior implantação de RFID para RTLS em saúde na Europa. Dada a importância da solução, ela é respaldada por um plano de manutenção Zebra OneCare com prazos garantidos para dispositivos móveis e manutenção dos leitores fixos”.

O projeto está trazendo uma ampla gama de benefícios em três áreas-chave: operações diárias, compras e atendimento aos pacientes. Em termos de fluxos de trabalho diários, os clínicos agora gastam muito menos tempo procurando equipamentos. Eles podem rastrear itens pelos setores e usar as varinhas, que são balançadas, para identificar rapidamente o que estão procurando.

Estima-se que cerca de 2.500 funcionários gastem aproximadamente 56 minutos por semana (equivalente a 14 minutos por turno) procurando itens. Atualmente, cada busca leva menos de 4 minutos em média. Isso economiza cerca de 35 horas por funcionário por ano, o que equivale a 87.500 horas entre 2.500 funcionários, ou 2.187 semanas de tempo. Claramente, isso representa um ganho significativo e é crucial para a previsão de que o retorno sobre o investimento será alcançado em cerca de 24 meses. O Trust também visa erradicar os e-mails globais enviados a todos os funcionários solicitando que procurem itens. O grupo estimou que, das 5.500 pessoas que recebem o e-mail global, 50% o abrem (2.750 pessoas). Se cada uma levar 3 minutos para ler o e-mail e determinar os próximos passos, isso equivaleria a 8.250 minutos, ou 137,5 horas, de tempo perdido por e-mail.

Com as compras, o Trust pode usar dados em tempo real para entender exatamente o que tem em estoque, em cada local. Isso também possibilita a compra apenas do que é necessário sem exagerar e, como se sabe quais itens são mais usados, mais desses itens podem ser comprados. Mais economias de custo virão ao gerenciar melhor o retorno dos ativos alugados. Por exemplo, o Trust pode alugar itens caros, como camas bariátricas e cadeiras, para pacientes específicos. Às vezes, as camas são movidas e extraviadas.

Além disso, pode ser fácil esquecer a data em que um item deve ser devolvido, o que significa que a empresa de aluguel cobrará taxas moratórias por atraso na devolução. No futuro, o Trust poderá usar o MotionWorks na área da saúde para rastrear o equipamento alugado e receber alertas automaticamente quando a devolução for necessária, evitando assim taxas adicionais.

Quando se trata de atendimento aos pacientes, a principal medida para Ellis e sua equipe, os benefícios são multifacetados. O rastreamento planejado dos pertences dos pacientes evitará que itens sejam perdidos, reduzindo o estresse dos pacientes, de suas famílias e dos clínicos que podem precisar gastar tempo procurando itens. Os procedimentos também são menos propensos a serem cancelados. Por exemplo, bandejas cirúrgicas às vezes são extraviadas e, se não forem encontradas, as operações podem ser canceladas. Agora, a bandeja pode ser pesquisada em um PC de mesa ou em um tablet médico e a varinha, usada para localizá-la em depósitos ou corredores do centro cirúrgico. Mesmo que esteja no lugar errado, será encontrada. Isso é um grande benefício para os pacientes, pois suas operações não serão canceladas devido a bandejas e instrumentos estéreis faltantes. Além disso, mitigar riscos é fundamental também. Por exemplo, se uma bandeja de instrumentos de cirurgia cardíaca cair, outra pode ser localizada em segundos, garantindo o mínimo atraso em cirurgias vitais.

Olhando para o futuro, o Trust possui o sistema de rastreamento de ativos versátil que pretendia implantar. Os benefícios se multiplicarão ainda mais à medida que novas aplicações forem implementadas. Estas incluem o rastreamento de pertences dos pacientes e a adição de equipamentos alugados ao inventário em tempo real. 

Comentando sobre a solução, Ellis concluiu: “O sistema é fácil de usar e os colegas se adaptaram rapidamente. Para mim, o melhor resultado é a clara melhoria no atendimento aos pacientes. Se sempre tivermos o equipamento certo disponível quando necessário, podemos, em última análise, reduzir o tempo de internação, o que é um ótimo resultado. As economias de tempo também são impressionantes, e vemos um enorme potencial para o RFID ser implantado em outros Trusts. Este foi um projeto desafiador, com muitos obstáculos, já que hospitais são ambientes complexos e pressionados, com muitos sistemas e edifícios legados, além de requisitos legais e de cuidados com os pacientes. Mas estou encantada com o projeto e a base versátil que ele fornece para se ajustar conforme adicionamos mais aplicações para melhorar nossas operações nos próximos anos”.