Das Hull University Teaching Hospital optimiert Arbeitsabläufe durch Echtzeit-Transparenz der Ressourcen
Das Hull University Teaching Hospital versorgt jährlich etwa eine Million Menschen an seinen beiden Standorten. Angesichts des Drucks auf Teams und Budgets benötigte das Hull University Teaching Hospital eine Echtzeit-Ortungslösung (RTLS), um wichtige medizinische Geräte in seinen klinischen Bereichen besser verfolgen und lokalisieren zu können.
Zebra Erfolgsbericht: Hull University Teaching Hospital
Überblick: Herausforderungen im Gesundheitswesen
Optimieren der Verwaltung, Nachverfolgung und Rückverfolgung wichtiger medizinischer Geräte auf zwei Campus und einer klinischen Fläche von 1,3 Millionen Quadratfuß.
Vorteile / Ergebnisse
- Einsicht in die Bestände in Echtzeit für alle Mitarbeiter verfügbar
- Verbesserte Patientenversorgung
- Verbessertes Risikomanagement
- Geschätzte Zeitersparnis von 88.000 Stunden bei 2.500 Mitarbeitern
- Reduzierte Beschaffungskosten
- Datengestützte Kaufentscheidungen
- Optimierte Arbeitsabläufe für die Wartung von Geräten
- Geplante Verbesserungen bei der Patientenverfolgung
- Geplante Verbesserung der Geräteverfolgung
- Erstellung einer Gerätebibliothek
Kunde
Hull University Teaching Hospital
Hull/Vereinigtes Königreich
Partner
Branche
Gesundheitswesen
Gesundheitswesen
Über das Hull University Teaching Hospital
Der Hull University Teaching Hospitals NHS Trust, „The Trust“, ist ein großes Krankenhaus mit zwei Hauptcampus, die sich über eine klinische Fläche von 120.000 Quadratmetern erstrecken. Es deckt alle wichtigen Bereiche des Gesundheitswesens ab und ist auch ein Universitätsklinikum. Der Jahresumsatz beträgt etwa 720 Millionen Pfund.
Fast eine Million Menschen suchen jedes Jahr das Krankenhaus auf, sei es für Notfälle, ambulante Behandlungen oder längere stationäre Aufenthalte. Rund 8.000 klinische Mitarbeiter erbringen Dienstleistungen, wobei die sekundäre Versorgung für ein Einzugsgebiet von 600.000 Menschen in und um Hull und East Riding of Yorkshire gewährleistet ist.
The Trust ist eine komplexe Organisation. Sie sieht sich zudem mit vielen Herausforderungen konfrontiert, die das gesamte Gesundheitssystem betreffen, darunter die Zunahme chronischer Erkrankungen, eine alternde Bevölkerung, steigende Arzneimittelkosten und ein Mangel an klinischem Personal. Zusammen setzen diese Faktoren Teams und Budgets unter Druck. Um diese Probleme anzugehen, setzt The Trust auf neue Technologien und gilt als wegweisender und innovativer Gesundheitsdienstleister. Technologie wird jedoch niemals um der Technologie willen eingesetzt. Rachael Ellis, Scan4SafetyProgramme Director bei The Trust, erläutert: „Wir beginnen ein Veränderungsprogramm nur, wenn wir zu 100 % davon überzeugt sind, dass es uns letztendlich die Verbesserung unserer Patientenversorgung ermöglicht. Dies stand im Vordergrund, als wir unseren Ansatz für die Scan4Safety-Initiative des NHS evaluierten, die 2018 im Trust eingeführt wurde.“
Die Herausforderung
Die Initiative „Scan4Safety“ des britischen Gesundheitsdienstes NHS ist die Erste ihrer Art im Gesundheitswesen. Sie bietet NHS-Trusts Leitlinien für die Einführung des GS1-Standards zur eindeutigen Identifizierung jeder Person, jedes Produkts und jedes Ortes im Gesundheitswesen. Die Projektpiloten wurden in sechs „Demonstrations-Trusts“ im Vereinigten Königreich durchgeführt. Die Ergebnisse zeigten, dass zu den wichtigsten Vorteilen Verbesserungen in der Pflege und Sicherheit zählen, beispielsweise durch eine verbesserte Rückverfolgbarkeit von Implantaten und die Echtzeit-Ortung kritischer Geräte. Die voraussichtlichen Kosteneinsparungen im gesamten NHS werden auf 1 Milliarde Pfund über einen Zeitraum von sieben Jahren geschätzt.
The Trust plante ursprünglich, RFID im Rahmen des Scan4Safety-Programms in seiner Intensivstation (ICU) zu testen. Patienten auf der Intensivstation werden durch eine Vielzahl von Geräten wie Beatmungsgeräten, Blutdruckmessgeräten und Elektrokardiographen überwacht und unterstützt. Wenn ein Patient transportiert werden muss, werden die Geräte mitgenommen. Es ist daher schwierig, ihren Standort zu verfolgen, da sie zwischen vielen Abteilungen wechseln.
„Es ist von entscheidender Bedeutung, dass wir in der Intensivstation über die richtige Ausrüstung für die Patienten verfügen. Daher war es sinnvoll, dieses Gerät zuerst zu prüfen. Darüber hinaus war eine derart umfangreiche RFID-Implementierung im Rahmen von Scan4Safety in einem Krankenhaus dieser Größe und dieses Umfangs in Großbritannien bislang noch nicht realisiert worden. Wir wollten sicherstellen, dass wir die Technologie in einem begrenzten Bereich validieren können und über die erforderlichen Nachweise verfügen, um sie innerhalb eines angemessenen Budgetrahmens auf unsere beiden Hauptstandorte auszuweiten“, erklärte Ellis.
Zu dieser Zeit brach die Pandemie aus, und es kamen weniger Patienten für routinemäßige elektive Eingriffe in die Krankenhäuser. Infolgedessen konnte das von Ellis geleitete Team viele der segregierten und isolierten Stationen nicht besuchen. Da Geräte dringend für COVID-19-Patienten benötigt wurden, beschloss Ellis, die RFID-Technologie auf der Prioritätenliste nach oben zu setzen. Ellis nutzte die Gelegenheit, um zusätzliche Mittel aus dem Ermessensspielraum des NHS England zu beantragen, die angesichts der Bedeutung des Projekts bewilligt und anschließend von The Trust in gleicher Höhe aufgestockt wurden. Dank der zusätzlichen Mittel konnte das Projektteam die Technologie für beide Hauptcampus und alle Abteilungen mit Patientenkontakt beschaffen.
Wir sind davon überzeugt, dass dies die größte RFID-Implementierung im Gesundheitswesen für die Echtzeit-Standortverfolgung in Europa ist. Es ist sicherlich das komplexeste Projekt, aber Zebra hat uns durchweg hervorragend unterstützt. Die Lösung ist äußerst flexibel, und wir können bereits Verbesserungen in der Patientenversorgung sowie erhebliche Zeitersparnisse und eine Reduzierung der Beschaffungskosten feststellen. Der Return on Investment (ROI) gewährleistet, dass sich die Investition durch Einsparungen bei der Arbeitszeit der Mitarbeiter und weitere Vorteile innerhalb von zwei Jahren amortisiert. Da wir planen, viele weitere Anwendungen hinzuzufügen, beispielsweise die Verfolgung von Patienteneigentum, gehen wir davon aus, dass sich die Rendite langfristig weiter steigern wird.
Die Lösung
Eine kleine Anzahl von Anbietern, die als fähig angesehen wurden, eine derart umfangreiche Bereitstellung zu unterstützen, wurde im Rahmen eines konformen NHS-Beschaffungsprozesses zur Angebotsabgabe eingeladen. Wenn jedoch ein Wort beschreiben sollte, wonach The Trust suchte, dann wäre es „Flexibilität“. Die Technologie musste über viele Jahre hinweg verfügbar sein, und das Unternehmen war sich bewusst, dass sich der Umfang der zu verfolgenden Daten im Laufe der Zeit ändern könnte.
Im Rahmen seiner Recherchen sprach das Projektteam mit Zebra Kunden aus anderen Branchen, darunter Einzelhandel und Logistik, die in der Regel RTLS-Lösungen an zahlreichen Standorten einsetzen und viele tausend Artikel verfolgen. Diese Gespräche stärkten das Vertrauen in eine RFID-basierte Lösung.
„Wir erkannten schnell, dass die Bestandsverfolgung nahezu alles abdecken kann. Also suchten wir nach einer Lösung, mit der wir ein viel breiteres Spektrum an Beständen nahtlos verfolgen können, als wir ursprünglich erwartet hatten“, so Ellis. „Nach Gesprächen mit verschiedenen Anbietern war Zebra mit seiner cloudbasierten Lösung Zebra MotionWorks™ für die Verfolgung von medizinischen Geräten im Gesundheitswesen am offensten für unsere sich ändernden Anforderungen. Für uns war die Lösung ein unbeschriebenes Blatt. Diese Bereitschaft, auf unsere Anforderungen einzugehen und flexibel zu sein, war neben den Kundenreferenzen und dem Technologie- und Support-Ökosystem der Hauptgrund, warum wir uns für Zebra entschieden haben.“
Anfänglich hatte sich The Trust zum Ziel gesetzt, die mangelnde Transparenz seiner Vermögenswerte zu verbessern, die zu einer Reihe von Problemen geführt hatte. Ein wesentliches Problem bestand darin, dass das klinische Personal Zeit mit der Suche nach Gegenständen verbrachte, insbesondere nach solchen, die für den nächsten Fall auf der Operationsliste benötigt wurden. Die Geräte des Patienten wurden möglicherweise auf eine andere Station verlegt oder befanden sich unwissentlich zur routinemäßigen Wartung in der Medizintechnik. In einer Zeit- und Bewegungsstudie, die über einen Zeitraum von vier Stunden durchgeführt wurde, benötigten acht Mitglieder des OP-Teams, darunter auch Ärzte, insgesamt 3 Stunden und 48 Minuten für die Suche nach Hilfsmitteln. Darüber hinaus wurden aufgrund der mangelnden Übersicht häufig benötigte Artikel, wie beispielsweise OP-Körbe, in zu großen Mengen gekauft oder mussten schnellstmöglich durch die Sterilabteilung geleitet werden, um den Pufferbestand aufzufüllen.
Als das Team von Ellis die Möglichkeiten von RTLS und das Potenzial zur sofortigen Verfolgung von Gegenständen untersuchte, beschloss es, den Umfang des Auftrags zu erweitern. Ein Bereich von Interesse war die Rückverfolgbarkeit von Patienteneigentum. Gegenstände wie Brillen und Hörgeräte können verlegt werden, sodass der Patient nicht lesen oder fernsehen kann, was zu Unbehagen führt.
Dies löst ebenfalls eine Kettenreaktion aus. Angehörige müssen sich zunächst an das Krankenhaus wenden, woraufhin Ärzte, Hauswirtschaft, Pflegeteams und Pförtner Zeit aufwenden müssen, um nach Gegenständen zu suchen. Im britischen Gesundheitsdienst NHS wird großer Wert auf die GIRFT-Methodik („Getting It Right First Time“) gelegt, die darauf abzielt, die Behandlungsergebnisse für Patienten zu verbessern. Die Anwendung der Lösung für die persönlichen Gegenstände der Patienten wurde als klassisches Beispiel für GIRFT und als großer Gewinn für Patienten, Angehörige und Ärzte angesehen.
Zebra macht den Unterschied: Ergebnisse und Vorteile
The Trust arbeitete eng mit Zebra, Tagnos und The Barcode Warehouse zusammen, um seine Lösung zu spezifizieren. Es wurde geprüft, wie viele Artikel verfolgt werden müssen, um welche Arten von Artikeln es sich handelt, ob sie hohen oder niedrigen Temperaturen standhalten müssen, auf welche Materialien die Etiketten aufgebracht werden sollen, wie viele Benutzer das System nutzen werden und wie das Krankenhaus in Zonen unterteilt werden kann, damit die Mitarbeiter die Software intuitiv bedienen können. Es wurde auch geprüft, ob passive oder aktive RFID-Technologie und Wi-Fi™ oder eine vernetzte Lösung zum Anschluss der RFID-Lesegeräte verwendet werden sollten.
The Trust entschied sich für die Verwendung passiver RFID-Technologie zur Kennzeichnung seiner Artikel. Als Hauptgrund für diese Entscheidung nennt es die geringeren Kosten und die einfachere Wartung im Vergleich zu einer aktiven RFID-Lösung, bei der die Akkus der Etiketten häufiger gewechselt werden müssen.
Passive Zebra RFID-Etiketten müssen unter Lesegeräten hindurchgeführt werden. Daher installierte The Trust über 650 FX7500 stationäre RFID-Lesegeräte sowie über 400 Antennen auf dem gesamten Campus, um eine umfassende Erfassung zu gewährleisten. The Trust entschied, dass alle Ein- und Ausgänge von Patienten sichtbar sein müssen. Die Lesegeräte sind über Power-over-Ethernet-Kabel (PoE) vernetzt. So werden zukünftige Änderungen der WLAN-Standards und -Technologien berücksichtigt, die zur weiteren Kompatibilität eine Aktualisierung der Lesegeräte erforderlich machen könnten. (Um alle Lesegeräte anzuschließen, waren über 10 km Kabel erforderlich.)
Die Ärzte benötigten außerdem Zugriff auf tragbare RFID-Lesegeräte. Per Zebra MotionWorks würden sie den Standort eines Artikels ermitteln und diesen dann mit dem mobilen Gerät identifizieren. Es wäre auch sinnvoll, Ad-hoc-Bestandsprüfungen zu ermöglichen und in Zukunft Aufgaben wie die Nachverfolgung von Patienteneigentum zu verwalten. Zebra verfügt über langjährige Erfahrung mit robusten mobilen Computern für das Gesundheitswesen, weshalb sich The Trust für 320 Zebra TC52-HC mobile Computer entschieden hat.
Der mobile Computer mit Android-Betriebssystem ist robust, widerstandsfähig und leistungsstark. Er unterstützt eine Vielzahl von Anwendungen, darunter die Aktualisierung von Patientenakten, Push-to-Talk-Dienste zwischen Mitarbeitern, die Erfassung von Barcode-Daten und vieles mehr. Der Computer wurde speziell für den Gesundheitsbereich entwickelt und besteht aus hochwertigen medizinischen Kunststoffen, die der häufigen Reinigung mit einer Vielzahl von Desinfektionsmitteln standhalten. Bei The Trust werden die Geräte hauptsächlich zum Lesen von RFID-Etiketten und zum Scannen von Patientenbehandlungsverfahren mit den mobilen Computern verwendet. Diese sind entweder physisch mit der Zebra RFD8500 Handheld-RFID-Halterung verbunden oder über Bluetooth® damit synchronisiert, um das Lesen der Etiketten zu ermöglichen.
„Die Geräte von Zebra sind wesentlich leichter als unsere bisherigen Mobilgeräte. Sie sind robust und erfüllen die Anforderungen für die Infektionsprävention und -kontrolle. Ich war beeindruckt, als ich den TC52-HC zum ersten Mal sah“, beschreibt Ellis. „In der gesamten Branche werden die RFID-Lesegeräte umgangssprachlich oft als ‚Pistolen‘ bezeichnet. Im Krankenhaus erschien das jedoch unangemessen. Also nannten wir sie ‚Zauberstäbe‘ – da es fast magisch erscheint, dass man jeden Gegenstand im gesamten Krankenhaus finden kann, indem man einfach ein paar Tasten drückt und ihn dann mit dem Zauberstab aufspürt. Ich höre Leute oft nach dem Zauberstab fragen, wenn ich durch die Stationen gehe.“
Im Rahmen des Projekts führte das Team von Ellis eine umfassende Bestandsaufnahme der Geräte durch, um eine Ausgangsbasis zu schaffen. Darüber hinaus entwickelten die Teammitglieder eine intelligente Wagenlösung, mit der sie bequem durch das Krankenhaus fahren und Gegenstände kennzeichnen können. Dies war ein entscheidender Schritt, da das RFID-Team von The Trust nun in der Lage ist, Vermögenswerte zu sehen und sofort zu kennzeichnen. Es muss nicht mehr befürchten, nach Drucken des Etiketts zum Gegenstand zurückzukehren, nur um festzustellen, dass er inzwischen verlegt wurde! Der „Trolley-Hub“ ist mit einem Zebra ZT411 Industriedrucker ausgestattet, der industrielle RFID-Etiketten druckt.
Insgesamt hat The Trust nun über 72.000 Gegenstände gekennzeichnet und markiert weiterhin bis zu 2.700 sterile Tabletts pro Woche. Dies gilt als die größte RFID-Implementierung für RTLS im Gesundheitswesen in Europa. Angesichts der Bedeutung der Lösung wird sie durch einen Zebra OneCare-Wartungsplan mit garantierten Bearbeitungszeiten für mobile Geräte und Wartung von fest installierten Lesegeräten unterstützt.“
Das Projekt bietet eine Vielzahl von Vorteilen in drei Schlüsselbereichen: im Tagesgeschäft, in der Beschaffung und in der Patientenversorgung. Im Hinblick auf die täglichen Arbeitsabläufe verbringen Ärzte nun deutlich weniger Zeit mit der Suche nach Geräten. Sie können Gegenstände bis zu den Stationen verfolgen und mit den Zauberstäben schnell identifizieren, wonach sie suchen.
Schätzungen zufolge verbringen rund 2.500 Mitarbeiter etwa 56 Minuten pro Woche (das entspricht 14 Minuten pro Schicht) mit der Suche nach Artikeln. Jede Suche dauert nun durchschnittlich weniger als 4 Minuten. Dies spart etwa 35 Stunden pro Mitarbeiter und Jahr, was bei 2.500 Mitarbeitern 87.500 Stunden ausmacht, was wiederum 2.187 Wochen Arbeitszeit entspricht. Dies ist zweifellos ein enormer Gewinn und von zentraler Bedeutung für die Prognose, dass sich die Investition in etwa 24 Monaten amortisieren wird. The Trust strebt außerdem an, globale E-Mails an alle Mitarbeiter, in denen diese zur Suche nach Artikeln aufgefordert werden, abzuschaffen. The Trust schätzt, dass von den 5.500 Mitarbeitern, denen die E-Mail weltweit zugestellt wird, 50 % sie öffnen (2.750 Mitarbeiter). Wenn jeder 3 Minuten benötigen würde, um diese E-Mail zu lesen und die nächsten Schritte zu bestimmen, würde dies einer Zeitverschwendung von 8.250 Minuten oder 137,5 Stunden pro E-Mail entsprechen.
Im Bereich Beschaffung kann The Trust anhand von Echtzeitdaten genau nachvollziehen, welche Bestände wo verfügbar sind. Es kann auch das Notwendige kaufen, ohne zu viel zu bezahlen. Und da es weiß, welche Artikel am häufigsten verwendet werden, kann es von diesen mehr kaufen. Weitere Kosteneinsparungen werden durch eine optimierte Verwaltung der Rückgabe von Mietobjekten erzielt werden. Beispielsweise kann The Trust teure Gegenstände wie bariatrische Betten und Stühle für bestimmte Patienten anmieten. Manchmal werden die Betten verschoben und verlegt.
Außerdem kann es leicht passieren, dass Rückgabedaten verpasst werden, was dazu führt, dass der Vermieter Strafgebühren für die Verspätung berechnet. In Zukunft kann The Trust MotionWorks for Healthcare nutzen, um gemietete Geräte zu verfolgen und automatisch benachrichtigt zu werden, wenn diese zurückgegeben werden müssen, was überflüssige Kosten vermeidet.
In Bezug auf die Patientenversorgung – der wichtigste Maßstab für Ellis und ihr Team – sind die Vorteile vielfältig. Die geplante Nachverfolgung von Patienten- und Angehörigeneigentum verhindert, dass Gegenstände verloren gehen. Dies reduziert den Stress bei Patienten, ihren Angehörigen und dem medizinischen Personal, das möglicherweise Zeit mit der Suche nach Gegenständen verbringen muss. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Verfahren abgesagt werden. Beispielsweise werden chirurgische Instrumentenschalen manchmal verlegt. Wenn sie nicht gefunden werden, müssen Operationen unter Umständen abgesagt werden. Nun kann das Tablett auf einem Desktop-PC oder einem medizinischen Tablet gesucht und mit dem Zauberstab in Lagerräumen oder Operationsfluren lokalisiert werden. Selbst wenn es sich am falschen Ort befindet, wird es doch gefunden. Dies ist ein großer Vorteil für Patienten, da ihre Operation nicht aufgrund fehlender steriler Trays und Instrumente abgesagt werden muss. Darüber hinaus ist auch die Risikominderung von entscheidender Bedeutung. Wenn beispielsweise ein Instrumententablett für eine Herzoperation herunterfällt, kann innerhalb von Sekunden Ersatz gefunden werden. So können lebenswichtige Operationen mit minimaler Verzögerung fortgesetzt werden.
Mit Blick auf die Zukunft verfügt The Trust nun über das vielseitige System zur Bestandsverfolgung, das umgesetzt werden sollte. Mit der Einführung neuer Anwendungen werden sich die Vorteile noch weiter vervielfachen. Dazu gehören die Verfolgung von Patienteneigentum und das Hinzufügen von gemieteten Geräten zum Echtzeitbestand.
Ellis kommentierte die Lösung abschließend wie folgt: „Das System ist benutzerfreundlich und wurde von den Kollegen schnell angenommen. Für mich ist das beste Ergebnis eine deutliche Verbesserung der Patientenversorgung. Wenn wir immer die richtigen Geräte zur Hand haben, wenn sie benötigt werden, können wir letztendlich die Aufenthaltsdauer verkürzen, was hervorragend ist. Die Zeitersparnis ist ebenfalls bemerkenswert, und wir sehen ein enormes Potenzial für den Einsatz von RFID in anderen Trusts. Dies war ein anspruchsvolles Projekt mit zahlreichen Herausforderungen, da Krankenhäuser komplexe, unter hohem Druck stehende Umgebungen mit vielen Altsystemen und Gebäuden sowie verbindlichen gesetzlichen und pflegerischen Anforderungen sind. Ich bin jedoch sehr zufrieden mit dem Projekt und der vielseitigen Grundlage, die es zum Anpassen an unsere Bedürfnisse bietet, wenn wir in den nächsten Jahren unsere Abläufe mit weiteren Anwendungen verbessern.“
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