0:00 / 0:00
Başarı Öyküsü
Hull University Teaching Hospital Varlıkların Gerçek Zamanlı Görünürlüğü Sayesinde İş Akışlarını Geliştirdi
Hull University Teaching Hospital, iki kampüsünde yılda yaklaşık bir milyon kişiye hizmet vermektedir. Hull University Teaching Hospital, ekip ve bütçelerinin karşı karşıya olduğu baskılarla klinik alanındaki kritik tıbbi ekipmanları daha iyi takip etmek ve izlemek için gerçek zamanlı konum belirleme çözümüne (RTLS) ihtiyacı duymaktaydı.
Zebra Başarı Öyküsü: Hull University Teaching Hospital
Genel Bakış: Sağlık Hizmetlerinde Zorluklar
İki kampüs ve 1,3 milyon fit kare klinik alanda önemli tıbbi ekipmanların yönetimini, takibini ve izlenmesini optimize etmek.
Faydalar/Sonuçlar
- Her personel için mevcut, gerçek zamanlı varlık görünürlüğü
- Geliştirilmiş hasta bakımı
- Geliştirilmiş risk yönetimi
- 2.500 personel üzerinden tahmini 88.000 saat tasarruf
- Satın alım masraflarında azama
- Verilerle bilgilendirilmiş satın alım kararları
- Ekipman bakımı için geliştirilmiş iş akışları
- Hasta takibinde planlanan gelişmeler
- Ekipman takibinde planlanan gelişmeler
- Bir ekipman kütüphanesinin oluşturulması
Müşteri
Hull University Teaching Hospital
Hull/Birleşik Krallık
Partner
Sektör
Sağlık Sektörü
Çözümler
Hull University Teaching Hospital Hakkında
Hull University Teaching Hospitals NHS Trust yani, ‘The Trust’, 120.000 metrekarelik klinik alana yayılan iki ana kampüse sahip büyük bir hastanedir. Büyük sağlık hizmetleri alanlarının tümünü kapsar ve aynı zamanda da bir Üniversite Eğitim Hastanesi’dir. Yıllık kâr oranı yaklaşık 720 milyon £’dir.
Her yıl yaklaşık bir milyon kişi, kaza ve acil servis ve ayakta tedavi kliniklerinden daha uzun süreli yatışlara kadar çeşitli nedenlerle hastaneye başvurmaktadır. Yaklaşık 8.000 klinik personel hizmet vermektedir ve Hull ve East Riding of Yorkshire bölgesi ve çevresindeki 600.000 kişilik bir hizmet alanına ikincil sağlık hizmetleri sunulmaktadır.
The Trust, karmaşık bir organizasyondur. Ayrıca, artan kronik hastalık vakaları, yaşlanan nüfus, daha pahalı ilaçlar ve klinik personel eksikliği gibi sağlık sistemini daha geniş kapsamlı olarak zorlayan birçok sorunla karşı karşıya olan bir kurum. Bu sorunlar hep birlikte ekipler ve bütçeler üzerinde baskı oluşturuyor. The Trust, bu sorunların ele alınmasına yardımcı olmak için yeni teknolojilere yönelmekte ve öncü ve yenilikçi bir sağlık hizmeti sağlayıcısı olarak görülmektedir. Fakat teknolojiyi, yalnızca teknoloji kullanıyor olmak için devreye sokamayız. The Trust’ın Scan4Safety Programı Direktörü Rachael Ellis’in açıkladığı gibi: “Yalnızca, nihayetinde hastalarımıza sunduğumuz bakımı iyileştirmemize yardımcı olacağına %100 emin olduğumuzda bir değişim programına başlarız.” NHS’in 2018 yılında Trust’ta uygulamaya koyduğu Scan4Safety girişimine yaklaşımımızı değerlendirirken bu hususu göz önünde bulundurduk,” açıklamasını yapıyor.
Sorun
NHS’in Scan4Safety girişimi, sağlık hizmetlerinde türünün ilk örneği. NHS sağlık kuruluşlarına, sağlık hizmetlerinde her kişiyi, her ürünü ve her yeri benzersiz bir şekilde tanımlamak için GS1 standardını uygulamaları konusunda rehberlik sağlamaktadır. Projenin pilot uygulamaları, Birleşik Krallık’taki altı “örnek” NHS sağlık kuruluşunda gerçekleştirildi. Sonuçlar, implantların ve kritik ekipmanların gerçek zamanlı konumunun izlenebilirliği gibi bakım ve güvenlik alanlarında sağlanan gelişmelerin başlıca faydalara dahil olduğunu gösterdi. NHS genelinde öngörülen maliyet tasarrufunun yedi yıl içinde 1 milyar £ olacağı tahmin edilmektedir.
The Trust, başlangıçta RFID’yi Yoğun Bakım Ünitesi’nde (ICU) Scan4Safety programının bir parçası olarak deneme amaçlı kullanmayı planlamıştı. Yoğun bakım ünitesindeki hastalar, vantilatörler, kan basıncı monitörleri ve elektrokardiyografi ekipmanı gibi çok sayıda makine ile izlenebilir ve desteklenebilir. Bir hastanın hareket ettirilmesi gerekirse ekipman da onlarla hareket eder. Bu nedenle pek çok servis ve departmanda hareket halinde olan ekipman konumunu izlemek zordur.
“Yoğun bakım ünitesinde hastaların kullanımı için doğru ekipmana sahip olmamız hayati önem taşıyor; dolayısıyla ilk olarak bu üniteye göz atmayı düşündük. Ayrıca, Scan4Safety uygulaması kapsamında RFID’nin bu büyüklükte ve ölçekte bir hastanenin tamamında geniş çaplı bir dağıtımı Birleşik Krallık’ta henüz gerçekleşmemişti. Teknolojiyi sınırlı bir alanda doğrulayabildiğimizden emin olmak ve makul bütçe kısıtlamaları dahilinde iki ana tesisimizde de ölçeklendirilip ölçeklendirilemeyeceğini görmek için kanıtlara sahip olmak istedik,” diyor Ellis.
Bu sıralarda pandemi patlak verdi ve daha az sayıda hasta, rutin seçmeli işlemler için hastanelere gitmeye başladı. Sonuç olarak, Ellis’in yönettiği ekip, ayrılmış ve izole edilmiş birçok koğuşu ziyaret edemedi. Ellis, COVID-19 hastaları için acil olarak gerekli olan ekipmanlar nedeniyle de RFID teknolojisini öncelik listesinde daha üst sıralara taşımaya karar verdi. Ellis, bu fırsatı değerlendirerek NHS England’dan isteğe bağlı ek fon başvurusunda bulundu; bu başvuru, projenin önemi göz önüne alınarak onaylandı ve ardından The Trust tarafından karşılandı. Ekstra fon, proje ekibinin her iki ana kampüste ve tüm hasta hizmetleri departmanlarında bu teknolojiyi satın almasını sağladı.
Bunun, Avrupa’da sağlık sektöründe gerçek zamanlı konum takibi için gerçekleştirilen en büyük RFID uygulaması olduğuna inanıyoruz. Gerçekten karmaşık olmasına rağmen Zebra büyük bir destek sağladı. Bu çözüm en esnek çözümdür ve şimdiden hasta bakımında iyileşmeler, büyük bir zaman tasarrufu ve tedarik maliyetlerinde azalma görüyoruz. Yatırım getirisi, personel zamanından tasarruf ve avantajlar sayesinde iki yıl içinde kendini dengeleyeceğini garanti ediyor; ayrıca, hasta eşyalarının takibi gibi birçok yeni uygulama ekleme planlarımız da olduğu için, gelecekte de daha fazla avantaj elde edeceğimizi de öngörmekteyiz.
Çözüm
Böyle büyük bir dağıtımı destekleyebilecek kapasiteye sahip olduğu düşünülen az sayıda satıcı, NHS’nin uyumlu satın alma süreci aracılığıyla ihaleye davet edildi. The Trust’ın aradığı şeyi tek kelimeyle özetlemek gerekirse bu ‘esneklik’ olurdu. Bu teknoloji uzun yıllar boyunca kullanılabilmeliydi ve zamanla izlemek ve takip etmek istenen alanın kapsamının değişebileceği biliniyordu.
Proje ekibi, keşif sürecinin bir parçası olarak perakende ve lojistik gibi diğer sektörlerden genellikle çok sayıda tesiste RTLS çözümleri kullanan ve binlerce ürünü takip eden Zebra müşterileriyle görüştü. Bu görüşmeler, RFID temelli bir çözüme olan güveni artırdı.
Ellis, “Varlık takibinin hemen hemen her şeyi kapsayabileceğini kısa sürede fark ettik ve başlangıçta beklediğimizden çok daha geniş bir varlık yelpazesini sorunsuz bir şekilde takip edebilecek bir çözüm aradık” yorumunu yapıyor. “Satıcılarla görüştükten sonra, değişen ihtiyaçlarımıza en uygun çözümün, bulut tabanlı Zebra MotionWorks™ sağlık ekipmanı takip çözümünü sunan Zebra’da olduğu ortaya çıktı. Çözüm, bomboş bir tuval gibiydi. Müşteri referansları, teknoloji ve destek ekosistemi ile birlikte, gereksinimlerimizi dinleme ve çok yönlülük gösterme konusundaki bu isteklilik, Zebra’yı tercih etmemizin başlıca nedeniydi.”
The Trust, başlangıçta bir dizi soruna neden olan varlıklarının görünürlük eksikliğini gidermek için harekete geçti. Temel sorunlardan biri, klinik personelin, özellikle de ameliyathane listesindeki bir sonraki vaka için gerekli olan malzemeleri aramakla zaman kaybetmesiydi. Hasta varlıkları başka bir servise taşınmış olabilir veya rutin bakım için farkında olmadan tıbbi mühendislik bölümüne gönderilmiş olabilir. 4 saatlik bir süre boyunca gerçekleştirilen bir zaman ve hareket çalışmasında, klinisyenler de dahil olmak üzere sekiz ameliyathane ekibi üyesi tarafından varlıkların aranması için toplam 3 saat 48 dakika harcandığı ortaya kondu. Ayrıca, görünürlük eksikliği nedeniyle, cerrahi tepsiler gibi sık kullanılan malzemeler sık sık gereğinden fazla satın alınmaktaydı veya bunların ek stok sağlamak için steril hizmetler departmanı tarafından hızlı bir şekilde işleme alınması gerekiyordu.
Ellis’in ekibi RTLS’nin yeteneklerini ve öğeleri anında takip etme potansiyelini incelerken, görevin kapsamını genişletmeyi düşündü. İlgi alanlarından biri, hastaların eşyalarının izlenebilirliğiydi. Gözlük ve işitme cihazı gibi eşyaların kaybolması, hasta kitap okuyamadığı veya televizyon izleyemediği için sıkıntıya neden olabilir.
Bu da bir zincir reaksiyon yaratır. Akrabaların hastaneye şikayette bulunması ve ardından klinisyenler, temizlik görevlileri, hemşirelik ekipleri ve hademelerin eşyaları aramak için zaman harcamaları gerekmektedir. NHS’de, hasta sonuçlarını iyileştirmeyi amaçlayan GIRFT metodolojisi (İlk Seferinde Doğru Yapmak - Getting It Right First Time) büyük önem taşımaktadır. Hastaların eşyaları için bu çözümü kullanmak, klasik bir GIRFT örneği olarak görüldü ve hastalar, yakınları ve klinisyenler için büyük bir kazanç oldu.
Zebra Farkı: Sonuç ve Avantajlar
The Trust, Zebra, Tagnos ve The Barcode Warehouse ile çözümünü belirlemek için yakın bir iş birliği yaptı. Kaç öğenin izlenmesi gerektiği, bunların ne tür öğeler olduğu, sıcak veya soğuk ısılara dayanmaları gerekip gerekmediği, etiketlerin uygulanacağı malzemelerin türü, sistemdeki kullanıcı sayısı ve personelin yazılımı kullanmasını sezgisel hale getirmek için hastanenin nasıl bölgelere ayrılacağı incelendi. Ayrıca, RFID okuyucuları birbirine bağlamak için pasif veya aktif RFID teknolojisi ve Wi-Fi™ ile ağ bağlantılı bir çözüm arasında hangisinin tercih edileceği de değerlendirildi.
The Trust, ögelerini etiketlendirmek için pasif RFID teknolojisinden faydalanmayı seçti. Kararının ardındaki temel neden olarak, etiket pillerinin daha sık değiştirilmesi gereken aktif RFID çözümüne kıyasla daha düşük maliyet ve daha kolay bakım gerektirdiği belirtiliyor.
Pasif Zebra RFID etiketlerinin okuyucuların altından geçmesi gerekir; The Trust, bu nedenle geniş bir izleme kapsamı sağlamak için kampüslerinde 650’den fazla FX7500 sabit RFID okuyucu ve 400’den fazla anten kurdu. The Trust, her bir hasta girişi ve çıkışının görünür olması konusunda kararlıydı. Okuyucular, gelecekte değişen Wi-Fi standartlarını ve teknolojisini azaltmak için Ethernet Üzerinden Güç (PoE) kabloları kullanılarak ağa bağlanır; bu da okuyucuların herhangi bir yeni kablosuz ağ standardıyla çalışacak şekilde güncellenmesi gerektiği anlamına gelebilir. (Bu da tüm okuyucuların bağlanmasını sağlamak için 6,2 milden fazla kablo kullanılmasını gerektirmekteydi).
Klinisyenlerin, aynı zamanda el tipi RFID okuma kapasitelerine de erişimi olması gerekmekteydi. Zebra MotionWorks’e danışarak bir ürünün bulunduğu bölgeyi belirleyebilir, ardından mobil cihazı kullanarak ürünü tanımlayabilirler. Ayrıca, geçici envanter kontrolleri yapılabilmesi ve gelecekte hasta eşyalarının izlenmesi gibi görevlerin yönetilebilmesi de faydalı olacaktır. Zebra, sağlık sektörü için tasarlanmış dayanıklı mobil bilgisayarlar konusunda güçlü bir geçmişe sahiptir ve The Trust, 320 adet Zebra TC52-HC mobil bilgisayarı tercih etmiştir.
Android mobil bilgisayar sağlam, dayanıklı ve güçlüdür ve hasta kayıtlarının güncellenmesi, personel arasında bas-konuş hizmetlerinin etkinleştirilmesi, barkod verilerinin yakalanması ve daha pek çok uygulama için destek sağlar. Sağlık hizmetleri için tasarlanan bilgisayarın gelişmiş tıbbi sınıf plastikleri, çok çeşitli dezenfektanlarla sık sık temizlenmeye dayanıklıdır. The Trust’ın uygulamasında, cihazların ana kullanımı RFID etiketlerini okumak ve etiket okumayı sağlamak için Zebra RFD8500 el tipi RFID kızağına fiziksel olarak bağlanan veya Bluetooth® aracılığıyla senkronize edilen mobil bilgisayarlarla hasta bakım prosedürlerini taramaktır.
“Zebra’nın cihazları önceki el cihazlarımızdan çok daha hafif, sağlam ve Enfeksiyon Önleme ve Kontrol gereksinimlerimizin ihtiyaçlarını karşılıyor. TC52-HC’yi gördüğümde çok etkilendim,” diyor Ellis. “Sektörün geri kalanında RFID kızaklarına sık sık ‘tabanca’ adı verilir fakat bu kelimenin bir hastane için uygun olmadığını hissettik! Biz ‘sihirli değnek’ kelimesini tercih ediyoruz; ekran üzerinde birkaç düğmeye basarak ve bu değneği kullanarak hastanenin herhangi bir yerinde bulunan herhangi bir varlığı bulabilme yeteneği neredeyse sihirli bir şey. Servislerde yürürken sık sık birinin ‘Sihirli değnek kimde?’ dediğini duyuyorum.”
Ellis’in ekibi, projenin bir parçası olarak bir temel oluşturmak üzere büyük bir ekipman envanteri çalışması gerçekleştirdi. Ayrıca, ekip üyelerinin hastanede rahatça dolaşabilmeleri ve eşyaları etiketleyebilmeleri için akıllı bir el arabası çözümü de geliştirdiler. Bu, The Trusst’ın RFID ekibine varlıkları görme ve bir etiket yazdırmak için varlıktan ayrılmak zorunda kalmadan, geri dönüp varlığın hareket ettiğini fark etme ve onu bulmak zorunda kalma korkusu olmadan hemen etiketleme yeteneği sağladığı için vazgeçilemez bir özellik haline geldi! ‘El arabası alanında’ endüstriyel RFID etiketleri yazdırmak için bir Zebra ZT411 endüstriyel yazıcı bulunmaktadır.
The Trust, toplamda şu ana kadar 72.000’den fazla varlığı etiketlemiştir ve her hafta 2.700’e kadar steril tepsiyi etiketlemeye devam etmektedir; bunun, Avrupa’da RFID’nin RTLS amacıyla sağlık hizmetlerinde en geniş kapsamlı kullanımı olduğu düşünülmektedir. Çözümün önemi göz önüne alındığında, mobil cihazlar için garantili geri dönüş süreleri ve sabit okuyucuların bakımı ile Zebra OneCare Bakım planı tarafından desteklenmektedir.”
Proje, üç temel alanda çok çeşitli faydalar sağlıyor: günlük operasyonlar, tedarik ve hasta bakımı. Klinisyenler, günlük iş akışları kapsamında artık ekipman aramaya çok daha az zaman ayırıyor. Servislerdeki eşyaları kolayca bulabiliyor ve aradıkları şeyi çabucak bulabilmek için havada hareket ettirilen ‘sihirli değnekleri’ kullanıyorlar.
Yaklaşık 2.500 çalışanın haftada yaklaşık 56 dakikayı (vardiya başına 14 dakikaya eşdeğer) bir şeyler aramakla geçirdiği tahmin edilmektedir. Her arama artık ortalama olarak 4 dakikadan az bir süre alıyor. Bu, çalışan başına yılda yaklaşık 35 saat tasarruf sağlar ve 2.500 çalışanda toplam 87.500 saate, yani 2.187 haftaya eşittir. Bunun çok büyük bir kazanç olduğu açık ve yatırımın yaklaşık 24 ayda geri dönüşünün sağlanacağı tahmininde bulunabiliriz. The Trust ayrıca, tüm personele gönderilen ve eşya aramalarını talep eden global e-postaları da iptal etmeyi amaçlamaktadır. The Trust, küresel e-postayı alan 5.500 kişiden %50’sinin (2.750 kişi) e-postayı açtığını tahmin etti. Her biri bu e-postayı okumak ve sonraki adımları belirlemek için 3 dakika harcasaydı, bu, e-posta başına 8.250 dakika veya 137,5 saatlik zaman kaybına eşdeğer olurdu.
The Trust, tedarik sayesinde gerçek zamanlı verileri kullanarak sahip olduğu stokları ve bunların yerlerini tam olarak anlayabiliyor. Ayrıca, gereğinden fazla ödeme yapmadan ihtiyaç duyulan ürünler satın alınabiliyor ve en sık kullanılan ürünler bilindiği için bu ürünlerden daha fazla satın alınabilir. Kiralık varlıkların iadesinin daha iyi yönetilmesi ile daha fazla maliyet tasarrufu sağlanacaktır. The Trust, örneğin belirli hastalar için obezite yatakları ve sandalyeler gibi pahalı ekipmanlar kiralayabilir. Bazen yataklar hareket ettirilebilir ve yanlış yerlere konabilir.
Ayrıca, bir ürünün iade edilmesi gereken tarihi gözden kaçırmak kolay olabilir, bu da kiralama şirketinin geç iade için cezai ücretler talep edeceği anlamına gelir. The Trust, gelecekte MotionWorks for Healthcare’i kullanarak kiralanan ekipmanları takip edebilecek ve iade tarihi geldiğinde otomatik olarak uyarı alacak, böylece fazla ücret ödemekten kaçınabilecektir.
Ellis ve ekibi için en önemli kıstas olan hasta bakımı söz konusu olduğunda, avantajlar çok yönlüdür. Planlı hasta eşyası takibi, eşyaların kaybolmasını önleyecek ve eşyaları aramak için zaman harcaması gerekebilecek hastalar, aileleri ve klinisyenler üzerindeki stresi azaltacaktır. Prosedürlerin de iptal edilmesi daha az olasılıkta olacaktır. Örneğin, cerrahi tepsiler bazen yanlış yere konur ve bulunamazsa ameliyatlar iptal edilebilir. Tepsi, artık masaüstü bilgisayarda veya tıbbi sınıf tablette aranabilir ve depolarda veya ameliyathane koridorlarında tepsiyi bulmak için ‘sihirli değnek’ kullanılabilir. Tepsi yanlış bir yere konmuş olsa da bulunabilir. Bu, steril tepsiler ve aletlerin eksikliği nedeniyle ameliyatları iptal edilme riski altındaki hastalar için büyük bir avantajdır. Ayrıca, risk azaltma da önemlidir. Örneğin, kalp ameliyatında kullanılan gereç tepsisi düşürülürse, saniyeler içinde başka bir tepsi bulunabilir ve hayati öneme sahip ameliyatın gecikme riski en aza indirilebilir.
The Trust, gelecekte uygulamaya koymayı planladığı çok yönlü bir varlık takip sistemine sahip olacak. Yeni uygulamalar devreye sokuldukça avantajlar daha da artacaktır. Bunlar arasında hasta eşyalarının takibi ve kiralık ekipmanların gerçek zamanlı olarak envantere eklenmesi yer almaktadır.
Ellis, çözüm konusunda şu son yorumu yapıyor: “Sistemin kullanılması kolay ve meslektaşlar, onu hızlı bir şekilde kullanmayı başardı. Benim için en iyi sonuç, hasta bakımında açık bir gelişme olması. İhtiyaç duyulan her zaman doğru ekipmana sahip olursak, hastanede kalış süresini kısaltabiliriz; bu da harika bir sonuçtur. Zamandan tasarruf da ilgi çekici bir avantajdır ve RFID’nin diğer sağlık kuruluşları tarafından da kullanılması konusunda dev bir potansiyel öngörüyoruz. Hastaneler birçok eski sistem ve binanın yanı sıra zorunlu yasal ve hasta bakım gereksinimlerine sahip karmaşık, baskı altındaki ortamlar olduğu için bu, birçok engeli olan zorlu bir proje oldu, ancak projeden ve önümüzdeki birkaç yıl içinde operasyonlarımızı iyileştirmek için daha fazla uygulama ekledikçe bizimle birlikte esneklik sağlayacak çok yönlü temelden oldukça memnunum.”
Öne Çıkan Ürünler ve Çözümler
