Hull University Teaching Hospital migliora i flussi di lavoro con visibilità dei beni in tempo reale

Il Trust ha lavorato a stretto contatto con Zebra, Tagnos e The Barcode Warehouse per specificare la sua soluzione. Sono stati studiati il numero di oggetti da tracciare, il tipo di oggetti, se dovevano o meno sopportare temperature elevate o basse, il tipo di materiali a cui sarebbero state applicate le etichette, il numero di utenti nel sistema e come mappare l’ospedale per consentire un uso intuitivo del software da parte del personale. Inoltre, hanno valutato se utilizzare una tecnologia RFID passiva o attiva e il Wi-Fi™ rispetto a una soluzione di rete per connettere i lettori RFID. 

Il Trust ha optato per l’uso della tecnologia RFID passiva per l’etichettatura degli oggetti. Tra i fattori trainanti della loro decisione citano il basso costo e la facilità di manutenzione rispetto alla soluzione RFID attiva, in cui è necessario cambiare più spesso le batterie per l’etichettatura. 

Le etichette RFID Zebra passive devono passare sotto i lettori, cosicché The Trust ha installato oltre 650 lettori RFID fissi FX7500 e oltre 400 antenne in tutti i campus per garantire una copertura di tracciamento completa. The Trust ha ritenuto che l’ingresso e l’uscita di ogni paziente dovesse essere visibile. I lettori sono connessi tramite cavi Power over Ethernet (PoE) per mitigare eventuali cambiamenti futuri nella tecnologia e standard Wi-Fi, il che significherebbe che i lettori dovranno essere aggiornati per funzionare con qualsiasi nuovo standard di network wireless. (È stato necessario un cablaggio di quasi 10 km per connettere tutti i lettori).

Anche i medici dovevano accedere ai lettori RFID palmari. Avrebbero consultato Zebra MotionWorks per individuare la zona in cui si trovava un oggetto, quindi utilizzato il dispositivo mobile per identificarlo. Sarebbe stato inoltre utile consentire dei controlli ad hoc dell’inventario e, in futuro, gestire attività come il tracciamento degli effetti personali dei pazienti. Zebra vanta una lunga tradizione nel settore dei mobile computer rinforzati progettati per la sanità e The Trust ha optato per 320 mobile computer TC52-HC Zebra.

Il mobile computer Android è rinforzato, robusto e potente e può supportare una gamma di applicazioni, tra cui l’aggiornamento dei referti medici, funzionalità di comunicazione push-to-talk per il personale, l’acquisizione dei dati dei codici a barre e molte altre. Progettato per il settore sanitario, la plastica avanzata di grado medico del computer può resistere a pulizie frequenti con un’ampia gamma di disinfettanti. Con l’applicazione di The Trust, l’uso principale dei dispositivi consiste nella lettura delle etichette RFID, e successiva scansione degli interventi del paziente con i mobile computer connessi fisicamente a, o sincronizzati tramite Bluetooth® con, la culla RFID palmare RFD8500 Zebra per consentirne la lettura.

“I dispositivi Zebra sono molto più leggeri di quelli che avevamo precedentemente, più robusti e soddisfano i requisiti di controllo e prevenzione delle infezioni. Sono stata piacevolmente sorpresa dal TC52-HC quando l’ho visto”, ha affermato Ellis. “Nella maggior parte dei settori, le slitte RFID sono spesso colloquialmente chiamate “pistole” ma tale termine era inappropriato per un ospedale! Noi le chiamiamo “bacchette” in quanto è possibile trovare magicamente qualsiasi bene in ospedale con il solo tocco di qualche pulsante sullo schermo e usando la “bacchetta” per reperirlo. Spesso camminando tra i reparti sento le persone che dicono, “Chi ha la bacchetta?” mentre cammini tra i reparti.

Come parte del progetto, il team di Ellis ha realizzato un inventario importante delle apparecchiature per stabilire una base comune. Hanno inoltre creato un trolley intelligente per consentire ai membri del team di spostarsi comodamente in ospedale ed etichettare gli oggetti. Si è trattato di una soluzione rivoluzionaria, in quanto ha consentito al team RFID di The Trust di individuare i beni e di etichettarli immediatamente senza dover lasciare il bene per andare a stampare l’etichetta per poi tornare e non trovarlo più! Il “trolley hub” è dotato della stampante industriale ZT411 Zebra integrata per la stampa di etichette RFID industriali.

In totale, The Trust ha etichettato finora oltre 72.000 beni e continua a etichettare fino a 2.700 vassoi sterili ogni settimana, il che costituisce la maggiore implementazione di RFID per RTLS nel settore sanitario in Europa. Data la sua importanza, la soluzione è supportata dal piano di manutenzione Zebra OneCare con tempi di risposta garantiti per i dispositivi mobile e la manutenzione di lettori fissi”.

Il progetto offre un’ampia gamma di vantaggi in tre aree chiave: attività quotidiane, acquisti e cura dei pazienti. In termini di flussi di lavoro quotidiani, i medici ora passano meno tempo a cercare le apparecchiature. Possono tracciare gli oggetti nei reparti e agitare la “bacchetta” per identificare rapidamente ciò che stanno cercando.

Si ritiene che 2.500 dipendenti passino circa 56 minuti alla settimana (l’equivalente di 14 minuti per turno) a cercare gli oggetti. Ora per ogni ricerca ci mettono in media meno di 4 minuti. Il risparmio totale è di 35 ore per dipendente all’anno, pari a 87.500 ore per 2.500 dipendenti, l’equivalente di 2.187 settimane. Si tratta chiaramente di un guadagno notevole e fondamentale per la previsione secondo cui il ROI sarà raggiunto in circa 24 mesi. Il Trust inoltre intende eliminare le e-mail globali inviate ai dipendenti per richiedere di cercare gli oggetti. Il Trust ha stimato che, su 5.500 persone che ricevono l’e-mail globale, il 50% la apre (2.750 persone). Se ognuno impiegasse 3 minuti per leggere l’e-mail e determinare le prossime azioni, si parlerebbe di un totale di 8.250 minuti o 137,5 ore, di tempo perso per e-mail.

Grazie al servizio acquisti, The Trust può utilizzare i dati in tempo reale per comprendere esattamente lo stock che possiede e dove si trova. Inoltre, può acquistare il necessario senza eccedenze e, poiché sa quali sono gli oggetti più comunemente utilizzati, può comprarne una maggiore quantità. Ulteriori risparmi saranno il frutto, inoltre, di una migliore gestione del ritorno dei beni in locazione. Ad esempio, The Trust potrebbe noleggiare apparecchiature costose come letti bariatrici e sedie per pazienti specifici. A volte i letti vengono spostati o riposti in modo non corretto.

Inoltre, potrebbe essere facile trascurare la data di reso di un oggetto, il che significa che l’azienda di noleggio potrebbe applicare delle more in caso di reso tardivo. In futuro, The Trust potrà utilizzare MotionWorks for Healthcare per tracciare le apparecchiature a noleggio e ricevere notifiche automatiche quando devono essere rese di modo da evitare eventuali more.

Quando si tratta della cura del paziente (il fattore chiave per Ellis e il suo team), i vantaggi sono molteplici. Il tracciamento pianificato degli effetti personali dei pazienti eviterà che questi vengano persi, riducendo lo stress di pazienti, familiari e medici che dovrebbero altrimenti passare del tempo a cercare tali oggetti. Inoltre, è meno probabile che gli interventi vengano annullati. Per esempio, i vassoi portastrumenti spesso non sono riposti correttamente e, se non vengono trovati, gli interventi potrebbero essere annullati. Ora è possibile cercare il vassoio su un PC desktop o un tablet per uso medico e la “bacchetta” utilizzata per individuarlo in un ripostiglio o corridoio. Anche se si trova nel posto sbagliato, può essere trovato. Si tratta di un grande vantaggio per i pazienti, in quanto il loro intervento non verrà annullato a causa della mancanza di strumenti e vassoi sterili. Inoltre, è importante la mitigazione del rischio. Ad esempio, se cade un vassoio per strumenti chirurgici per il cuore, dovrà essere possibile averne un altro subito a disposizione, per garantire un ritardo minimo durante un intervento vitale.

In prospettiva, The Trust ha il sistema di tracciamento dei beni versatile che aveva inizialmente previsto di implementare. I vantaggi saranno sempre di più man mano che verranno sviluppate nuove applicazioni. Ciò include il tracciamento degli effetti personali dei pazienti e l’aggiunta delle apparecchiature a noleggio all’inventario in tempo reale. 

Commentando la soluzione, Ellis conclude: “Il sistema è semplice da usare e i colleghi lo hanno adottato rapidamente. Secondo me, il risultato migliore è stato un miglioramento evidente nella cura dei pazienti. Se abbiamo sempre le apparecchiature giuste a portata di mano quando ne abbiamo bisogno, possiamo ridurre le degenze, il che è un grande risultato. Il risparmio di tempo inoltre è eclatante e ci sono enormi potenzialità per l’implementazione dell’RFID in altre aziende sanitarie. Si è trattato di un progetto impegnativo con molti ostacoli in quanto gli ospedali sono ambienti pressurizzati e complessi con molti edifici e sistemi preesistenti, oltre a requisiti per la cura del paziente e legali obbligatori, ma sono contenta del progetto e delle fondamenta versatili che costituisce per garantirci maggiore flessibilità in futuro con l’aggiunta di ulteriori applicazioni per il miglioramento dei processi”.