Hull University Teaching Hospitalは、リアルタイムに資産を可視化することでワークフローを改善

The TrustはZebra、Tagnos、The Barcode Warehouseと密接に連携し、ソリューションを特定しました。追跡が必要なアイテムの数、アイテムのタイプ、高温または低温に耐える必要があるかどうか、ラベルを適用する材料のタイプ、システム上のユーザー数、スタッフがソフトウェアを直感的に使用できるように病院をゾーン分けする方法を調べました。また、RFIDリーダーを接続するために、パッシブまたはアクティブRFIDテクノロジーとWi-Fi™、あるいはネットワーク化ソリューションのどちらを使用するかも評価しました。 

The Trustは、パッシブRFIDテクノロジーを使用してアイテムにラベルを付けることを選択しました。ラベルのバッテリ交換頻度を増やす必要のあるアクティブRFIDソリューションと比べて、コストが下がり、保守が容易であることが、判断の主要な要因です。 

パッシブZebra RFIDラベルはリーダーの下を通過する必要があるため、The Trustは650台以上のFX7500固定RFIDリーダーと400台以上のアンテナを施設全体に設置し、包括的な追跡範囲を実現しました。The Trustは、各患者の出入りを可視化する必要があると判断しました。Wi-Fi規格とテクノロジーが将来的に変化すると、新しいワイヤレスネットワーク規格で動作するようにリーダーを更新する必要があり、その負担を軽減するため、リーダーは、Power over Ethernet（PoE）ケーブルを使用してネットワーク化されました。（すべてのリーダーを接続するには、6.2マイル（約10km）以上のケーブルが必要でした）。

臨床医はハンドヘルド型RFID読み取り機能へのアクセスも必要でした。Zebra MotionWorksに問い合わせて、アイテムが置かれていたゾーンを見つけ、モバイルデバイスを使ってその場所を特定します。また、臨時の在庫チェックを可能にし、将来的には患者の所持品の追跡などのタスクを管理することにも有用です。Zebraは医療現場向けに設計された高堅牢モバイルコンピュータで確固たる実績があるので、The Trustは320台のZebra TC52-HCモバイルコンピュータを選択することにしました。

Androidモバイルコンピュータは耐久性が高く、堅牢かつパワフルで、患者カルテの更新、スタッフ間のプッシュツートークサービス、バーコードデータのキャプチャなど、幅広いアプリケーションをサポートできます。医療現場向けに設計されたこのコンピュータの高度な医療グレードのプラスチックは、幅広い消毒剤による頻繁なクリーニングに耐えられます。The Trustのアプリケーションでは、デバイスの主な用途は、RFIDラベルの読み取りと、Zebra RFD8500ハンドヘルド型RFIDスレッドに物理的に接続されているか、Bluetooth®を介して同期されているモバイルコンピュータで患者ケア手順をスキャンして、ラベルの読み取りを可能にすることです。

「Zebraのデバイスは従来のハンドセットよりはるかに軽量であり、堅牢で、感染予防／管理要件のニーズを満たすことができます。TC52-HCを見たとき、感銘を受けました」とEllis氏は語っています。「より幅広い業界において、RFIDスレッドは口語的に「ガン（銃）」と呼ばれることが多いですが、病院では不適切だと感じています。私たちはそれを「ペン型スキャナ」（魔法の杖）と呼びます。なぜなら、画面上のボタンを数回タップし、ペン型スキャナを使いながら見つけに行くだけで、病院全体にわたりどんなものでも見つけることができるからです。病棟内を歩いていると「だれが魔法の杖を持っているの？」という人々の声を良く耳にします。」

プロジェクトの一環として、Ellis氏のチームは主要な機器の在庫を調べ、基準値を定めました。また、チームメンバーが病院内を都合の良いときに歩き回り、商品にラベルを貼ることができるように、スマートなトロリーソリューションを開発しました。これこそが大きな変革です。The TrustのRFIDチームは、必要な資産を見つけたら、ただちにラベル付けできるようになりました。資産をそのまま放置し、ラベルを印刷して戻ったら資産が移動してしまっているという恐れがなくなりました。「トロリーハブ」にはZebra ZT411産業用プリンタが取り付けられており、産業用RFIDラベルを印刷できます。

全体として、The Trustは現在、72,000を超える資産にラベル付けしており、毎週最大2,700の滅菌トレイにラベル付けを続けており、これはヨーロッパで最大級にRTLS用RFIDを医療現場に導入していると考えられています。ソリューションの重要性を考慮して、これには、モバイルデバイスの修理所要時間と固定リーダーの保守が保証されたZebra OneCareメンテナンスプランによるサポートがあります。

このプロジェクトは、日常業務、調達、患者ケアという3つの重要な領域にわたって、幅広いメリットをもたらします。毎日のワークフローに関して、臨床医は現在、機器を探す時間を大幅に削減しました。病棟までアイテムを追跡でき、ペン型スキャナを振り回して使うことで、探しているものを即座に突き止めることができます。

約2,500人のスタッフが週に約56分（シフト当たり14分に相当）、アイテムを探していると推定されています。一回当たりの探すのにかかる時間は平均4分未満です。これにより、従業員1人あたり年間約35時間を節約できます。これは2,500人のスタッフで87,500時間、2,187週分の勤務時間に相当します。これは明らかに大きな利益であり、約24ヵ月で投資対効果（ROI）を達成するという予測の中心です。また、The Trustは、全スタッフにアイテムの検索を依頼するために送信されるグローバルEメールをなくすことを目指しています。The Trustは、グローバルEメールを受信した5,500人中、50％（2,750人）が開くと推定しています。各人がこの電子メールを読み、次のステップを決定するのに3分かかっていた場合、これは電子メールあたり8,250分、すなわち137.5時間の無駄な時間に相当することになります。

調達では、The Trustはリアルタイムデータを利用して、在庫の内容と場所を正確に把握できます。また、過度に補充することなく必要なものを購入できます。また、最もよく使用されるアイテムがわかっているので、多く購入できます。レンタル資産の返却管理を改善することで、さらなるコスト削減が実現します。たとえば、The Trustは特定の患者のために肥満対応のベッドや椅子などの高価な物品を賃借りする場合があります。ベッドが移動され、置き間違えられたりする場合があります。

また、アイテムを返却する期日は見過ごしやすいので、レンタル会社から返却遅延に対して違約金が請求されることになります。今後、The Trustは医療用MotionWorksを使用して、レンタル機器を追跡し、返却期日になると自動的にアラートを受け取ることができるので、追加の請求が回避されます。

Ellis氏と彼女のチームにとって重要指標である患者ケアに関して、メリットは多面的です。計画されている患者の所持品追跡は、アイテムの紛失を防ぎ、モノを探すのに時間をかける必要のある患者、その家族、臨床医のストレスを軽減します。手術がキャンセルされる可能性も低くなります。たとえば、手術用トレイが置き間違えられることがあり、見つからない場合は手術がキャンセルされる可能性があります。デスクトップPCまたは医療グレードのタブレットでトレイを検索し、ペン型スキャナを使って、保管室や手術室の廊下で見つけることができるようになりました。たとえ間違った場所にあったとしても、見つかることになります。これは患者にとって大きなメリットです。滅菌トレイや器具が紛失したために、手術が取り消されることはないからです。さらに、リスクを軽減することも重要です。たとえば、心臓手術器具トレイを落とした場合、別のトレイを数秒で見つけることができるので、重要な手術の遅れを最小限に抑えることができます。

将来を見据えて、The Trustには汎用性の高い資産追跡システムを導入する予定があります。新しいアプリケーションが導入されるにつれ、メリットはさらに増大します。これらには、患者の所持品の追跡、リアルタイムの在庫へのレンタル装置の追加が含まれます。 

ソリューションについてEllis氏は次のように結論付けています。「システムは使いやすいので、同僚はすぐにそれを取り入れました。私にとって最大の成果は、患者ケアの明確な改善です。必要なときに常に適切な機器が手元にある場合、最終的に入院日数を短縮でき、素晴らしい結果になります。時間の節約も注目を集めており、RFIDは、他のトラストに導入される大きな可能性を秘めています。病院は多くのレガシーシステムや建物に加え、法的および患者ケアの必須要件を抱える複雑で圧力のかかる環境であるため、これは多くの障害を伴う厳しいプロジェクトでしたが、今後数年間にわたって業務を改善するより多くのアプリケーションを追加していく中で、プロジェクトと柔軟性をもたらす汎用的基盤に私は満足しています。」