El Hull University Teaching Hospital mejora sus flujos de trabajo con visibilidad en tiempo real de los activos

El Trust trabajó en estrecha colaboración con Zebra, Tagnos y The Barcode Warehouse para especificar su solución. Analizó cuántos artículos debían rastrearse, qué tipos de artículos eran, si debían soportar temperaturas frías o calientes, el tipo de materiales a los que se aplicarían las etiquetas, la cantidad de usuarios del sistema y cómo dividir en áreas el hospital para que el uso del software resultara intuitivo para el personal. También evaluó si utilizar tecnología RFID pasiva o activa y Wi-Fi™ o, en su lugar, una solución en red para conectar lectores RFID. 

El Trust optó por utilizar tecnología RFID pasiva para etiquetar sus equipos. Cita como principal impulsor de su decisión el menor coste y un mantenimiento más sencillo en comparación con una solución RFID activa, donde las baterías de las etiquetas deben cambiarse con mayor frecuencia. 

Las etiquetas RFID pasivas de Zebra deben pasar por debajo de los lectores, por lo que el Trust instaló más de 650 lectores RFID fijos FX7500 y más de 400 antenas en todos sus complejos para ofrecer una cobertura de rastreo integral. El Trust determinó que cada entrada y salida de paciente debería ser visible. Los lectores están conectados en red mediante cables Power over Ethernet (PoE) para mitigar futuros cambios en los estándares y la tecnología Wi-Fi, los cuales podrían exigir la actualización de los lectores para funcionar con cualquier nuevo estándar de red inalámbrica. (Esto requirió casi 10 kilómetros de cableado para conectar todos los lectores).

El personal sanitario también necesitaba tener acceso a equipos de lectura RFID de mano. Para ello, consultaban Zebra MotionWorks para localizar la zona en la que se encontraba un equipo y luego usaban el dispositivo móvil para identificarla. También sería útil permitir controles de inventario ad hoc y, en el futuro, gestionar tareas como el rastreo de las pertenencias de un paciente. Zebra cuenta con un sólido historial en el suministro de ordenadores móviles resistentes diseñados para el sector sanitario, y el Trust optó por seleccionar los ordenadores 320 Zebra TC52-HC.

El ordenador móvil de Android es robusto, resistente y potente y puede servir para una variedad de aplicaciones, incluida la actualización de registros de pacientes, la habilitación de servicios push-to-talk para la comunicación entre personal, la captura de datos de códigos de barras y mucho más. Diseñados para la atención sanitaria, los plásticos avanzados de uso médico de la computadora pueden soportar una limpieza frecuente con una amplia selección de desinfectantes. Con la aplicación del Trust, el uso principal de los dispositivos es leer etiquetas RFID y escanear procedimientos de atención al paciente con los ordenadores móviles conectados físicamente o sincronizados a través de Bluetooth® con el dispositivo RFID portátil Zebra RFD8500 sled para permitir la lectura de etiquetas.

“Los dispositivos de Zebra son mucho más ligeros que nuestros dispositivos de mano anteriores, son robustos y satisfacen nuestras necesidades de prevención y control de infecciones. “Me impresionó el TC52-HC cuando lo vi”, dijo Ellis. “En toda la industria en general, a los sleds RFID se les suele llamar coloquialmente ‘pistolas’, pero nos parecía que era un nombre inapropiado para usar en un hospital. Los llamamos “varitas” en referencia a la capacidad casi mágica de poder encontrar cualquier activo en todo el hospital simplemente tocando unos pocos botones en la pantalla y usando la varita para ir a buscarlo. A menudo oigo a los compañeros decir ‘¿quién tiene la varita?’ cuando camino por las plantas”.

Como parte del proyecto, el equipo de Ellis realizó un importante inventariado de equipos para establecer una línea de base. También crearon una solución de carrito inteligente para permitir que los miembros del equipo se pudieran desplazar cómodamente por el hospital y etiquetar los artículos. Esto ha cambiado las reglas del juego, ya que le ha permitido al equipo de RFID del Trust ver los activos y etiquetarlos inmediatamente sin el temor de tener que abandonar el activo en el lugar para ir a imprimir una etiqueta solo para regresar y descubrir que se lo han llevado. El “centro de carros” tiene una impresora industrial Zebra ZT411 conectada a él para imprimir etiquetas RFID industriales.

En total, el Trust ha etiquetado más de 72 000 activos y continúa etiquetando hasta 2700 bandejas estériles cada semana, lo que se cree que constituye la mayor implementación de RFID para RTLS en el sector sanitario de Europa. Dada la importancia de la solución, esta está respaldada por un plan de mantenimiento Zebra OneCare con plazos garantizados para dispositivos móviles y mantenimiento de lectores fijos”.

El proyecto ofrece una amplia gama de beneficios en tres áreas clave: operaciones diarias, adquisiciones y atención al paciente. En términos de flujos de trabajo diarios, los médicos ahora pasan mucho menos tiempo buscando equipos, pudiendo hacer un seguimiento de los artículos hasta las plantas y usar las varitas, que se van moviendo para identificar rápidamente lo que están buscando.

Se estima que alrededor de 2500 empleados dedican aproximadamente 56 minutos a la semana (lo que equivale a 14 minutos por turno) a buscar equipos. Ahora, en promedio, cada búsqueda les lleva menos de 4 minutos. Esto supone un ahorro de unas 35 horas por empleado al año, lo que equivale a 87 500 horas entre 2500 empleados, el equivalente a 2187 semanas de tiempo. Se trata, sin duda, de una ganancia enorme y fundamental para el pronóstico de que el retorno de la inversión se logrará en aproximadamente 24 meses. El Trust también pretende erradicar los correos electrónicos globales enviados a todo el personal para solicitarles que busquen equipos. El Trust estimó que, de las 5500 personas que reciben el correo electrónico global, lo abre el 50 % (2750 personas). Si cada uno se tomara 3 minutos para leer este correo electrónico y averiguar los próximos pasos, esto equivaldría a 8250 minutos, o 137,5 horas, de tiempo perdido por correo electrónico.

Con el equipo de adquisiciones, el Trust puede usar datos en tiempo real para entender exactamente qué inventario tiene y dónde se encuentra. También puede comprar lo que necesita sin sobrecompensar y, como sabe qué elementos son los más utilizados, puede comprar más de esos. Además, se obtendrán aún más ahorros de costes si se mejora la gestión de la devolución de los activos alquilados. Por ejemplo, el Trust puede alquilar equipos costosos, como camas y sillas bariátricas, para pacientes específicos. A veces las camas se mueven y se dejan en lugares inadecuados.

Además, puede ser fácil pasar por alto la fecha en la que debe devolverse un artículo, lo que puede llevar a que la empresa de alquiler cobre tarifas punitorias por una devolución tardía. En el futuro, el Trust podrá usar MotionWorks for Healthcare para rastrear los equipos alquilados y recibir alertas automáticas cuando sea el momento de devolverlos, evitando así cargos excesivos.

Cuando hablamos de la atención al paciente (la medida clave para Ellis y su equipo), los beneficios son multifacéticos. El rastreo planificado de las pertenencias de los pacientes evitará que se pierdan artículos, lo que reducirá su estrés, el de sus familias y el del personal sanitario que tenga que dedicar tiempo a buscar pertenencias. Esto también hace que sea menos probable que se cancelen procedimientos. Por ejemplo, a veces las bandejas quirúrgicas se extravían y, si no se encuentran, las operaciones pueden cancelarse. Ahora la bandeja se puede buscar en un ordenador de escritorio o en una tablet de uso médico y se puede pasar la varita para localizarla en las salas de almacenamiento o los pasillos de quirófano. Incluso si se encuentra en el lugar equivocado, se podrá encontrar. Esto es un gran beneficio para los pacientes, ya que su operación no se cancelará por falta de bandejas e instrumentos esterilizados. Además, también es clave la mitigación de riesgos. Por ejemplo, si se cae una bandeja de instrumentos para cirugía cardíaca, se puede localizar otra en cuestión de segundos, lo que garantiza una demora mínima para una cirugía vital.

Ahora, el Trust ya cuenta con el versátil sistema de rastreo de activos que se propuso implementar. Los beneficios se multiplicarán aún más a medida que se implementen nuevas aplicaciones. Estas incluyen el rastreo de las pertenencias de los pacientes y la adición de equipos alquilados al inventario en tiempo real. 

Hablando de la solución, Ellis concluyó: “El sistema es fácil de usar y los compañeros han aprendido a usarlo rápidamente. Para mí, el mejor resultado es una clara mejora en la atención al paciente. Si siempre tenemos el equipo adecuado a mano cuando se necesita, podemos acortar la duración de las estancias, lo que supone un gran resultado. El ahorro de tiempo también es algo que suscita un gran interés, y vemos muy probable que la tecnología RFID acabe implementándose en otros hospitales. Este ha sido un proyecto desafiante con muchos obstáculos, ya que los hospitales son entornos complejos y bajo mucha presión que cuentan con muchos sistemas y edificios heredados, además de estar sometidos a requisitos legales y de atención al paciente obligatorios, pero estoy encantado con el proyecto y la versatilidad que proporciona para adaptarse a nosotros a medida que añadimos más aplicaciones para mejorar nuestras operaciones en los próximos años".