0:00 / 0:00
Historia sukcesu
Hull University Teaching Hospital usprawnia pracę poprzez zwiększenie widoczności zasobów w czasie rzeczywistym
Hull University Teaching Hospital obsługuje blisko milion osób rocznie w swoich dwóch kampusach. W obliczu presji na zespoły i budżety placówka potrzebowała systemu lokalizacji w czasie rzeczywistym (ang. Real-Time Locating System, RTLS), aby usprawnić śledzenie i identyfikowanie krytycznego sprzętu medycznego na terenie kliniki.
Historia sukcesu firmy Zebra: Hull University Teaching Hospital
Podsumowanie: Wyzwanie medyczne
Optymalizacja zarządzania, śledzenia i identyfikowania kluczowego sprzętu medycznego na terenie dwóch kampusów położonych na blisko 121 km kw. powierzchni klinicznej.
Korzyści/rezultaty
- Widoczność zasobów dostępna w czasie rzeczywistym dla wszystkich pracowników
- Lepsza opieka nad pacjentem
- Lepsze zarządzanie ryzykiem
- Szacowane oszczędności sięgające 88 000 godzin u 2500 pracowników
- Niższe koszty zakupów
- Decyzje zakupowe oparte na danych
- Sprawniejsza praca w zakresie utrzymania sprzętu
- Planowane usprawnienia w zakresie śledzenia pacjentów
- Planowane usprawnienia w zakresie śledzenia sprzętu
- Utworzenie biblioteki sprzętu
Wsparcie techniczne
Hull University Teaching Hospital
Hull / Wielka Brytania
Partner
Branża
Ochrona zdrowia
Rozwiązania
Informacje o truście Hull University Teaching Hospital
Hull University Teaching Hospitals NHS Trust, „Trust”, to duży szpital z dwoma kampusami położonymi na 120 000 m kw. przestrzeni klinicznej. Zajmuje się wszystkimi większymi obszarami opieki medycznej, jest również szpitalem uniwersyteckim uczącym przyszłych medyków. Roczny przychód placówki wynosi około 720 mln GBP.
W szpitalu leczy się rocznie blisko milion osób – od tych, którzy zgłaszają się w wyniku nieszczęśliwych wypadków, po pacjentów wymagających leczenia ambulatoryjnego. Szpital przyjmuje ponad 8000 pracowników klinicznych. Placówka świadczy również opiekę specjalistyczną w obejmującym 600 000 osób rejonie miasta Hull oraz na terenie hrabstwa East Riding of Yorkshire.
Trust to złożona organizacja. Ponadto boryka się z wieloma problemami dotyczącymi szerszego systemu opieki zdrowotnej, takimi jak rosnąca liczba chorób przewlekłych, starzejąca się populacja, rosnące ceny leków i niedobór kadry klinicznej. Wszystkie te czynniki wywierają presję na zespoły i budżety. W celu rozwiązania tych problemów Trust poszukuje nowej technologii, co czyni ją pionierem i innowacyjnym dostawcą opieki zdrowotnej. Wiadomo jednak, że technologia nigdy nie służy samej sobie. Jak wyjaśnia Rachael Ellis, dyrektorka programu Scan4Safety w Truście, „Wdrażamy program zmian wyłącznie wtedy, gdy jesteśmy w 100% przekonani, że to wpłynie pozytywnie na opiekę, jaką otaczamy pacjentów. Właśnie takie podejście przyświecało nam, gdy ocenialiśmy inicjatywę Scan4Safety NHS, która została przedstawiona Trustowi w 2018 roku”.
Wyzwanie
Inicjatywa Scan4Safety NHS to pierwsze takie przedsięwzięcie w służbie zdrowia. Zawiera wytyczne dla trustów NHS w zakresie wdrożenia standardu GS1 umożliwiającego identyfikowanie każdej osoby, każdego produktu i każdego miejsca w placówkach opieki zdrowotnej. Program pilotażowy projektu objął sześć „demonstracyjnych” trustów w Wielkiej Brytanii. Rezultaty ujawniły główne korzyści dotyczące ulepszeń w zakresie opieki i bezpieczeństwa poprzez, na przykład, zwiększenie identyfikowalności implantów i lokalizowanie krytycznego sprzętu w czasie rzeczywistym. Prognozowane oszczędności w NHS szacuje się na 1 mld GBP w ciągu siedmiu lat.
Początkowo firma Trust planowała wziąć udział w pilotażu zastosowania technologii RFID w ramach programu Scan4Safety na oddziale intensywnej opieki zdrowotnej. Pacjenci na tym oddziale monitoruje i wspomaga szereg urządzeń, takich jak respiratory, monitory ciśnienia krwi i elektrokardiografy. Jeśli pacjent wymaga przeniesienia, sprzęt podąża za nim. Stwarza to trudności w śledzeniu lokalizacji urządzeń, ponieważ przemieszczają się one na terenie wielu oddziałów i działów.
„Właściwy sprzęt na oddziale intensywnej terapii jest dla pacjenta kluczowy, dlatego uznaliśmy, że program pilotażowy będziemy wdrażać właśnie na tym oddziale. Konieczne było również wdrożenie jeszcze wielu skanerów RFID na szeroką skalę w ramach projektu Scan4Safety w całych szpitalach tej wielkości na terenie Wielkiej Brytanii. Chcieliśmy mieć pewność, że będziemy w stanie zweryfikować tę technologię na niewielkim obszarze, aby sprawdzić, czy można ją wdrożyć na szerszą skalę w naszych dwóch głównych placówkach w ramach rozsądnego budżetu” – mówi Ellis.
Z czasem wdrożenia tego projektu zbiegł się wybuch pandemii, która przełożyła się na spadek liczby pacjentów w szpitalach, którzy mieli zaplanowane rutynowe zabiegi. W rezultacie zespół, którym zarządzała Ellis, nie był stanie odwiedzić wielu z odseparowanych i odizolowanych oddziałów. Dodatkowo sprzęt był pilnie potrzebny dla pacjentów z COVID-19, dlatego Ellis zdecydowała nadać wdrożeniu technologii RFID wyższy priorytet. Ellis skorzystała z możliwości zgłoszenia się do dodatkowego finansowania uznaniowego instytucji NHS England, która przyznała, że projekt ma duże znaczenie, zatwierdziła zgłoszenie i Trust otrzymał dotację. Dodatkowe fundusze pozwoliły zespołowi na zakup technologii do obu głównych kampusów i do wszystkich oddziałów bezpośrednio obsługujących pacjentów.
Uważamy, że to największy projekt wdrożenia technologii RFID w ochronie zdrowia na potrzeby śledzenia lokalizacji w czasie rzeczywistym w Europie. Z pewnością jest to najbardziej złożony projekt, ale firma Zebra była dla nas wielkim wsparciem. Ich rozwiązanie jest najbardziej wszechstronne i już zauważamy zarówno poprawę w opiece nad pacjentami, jak i znaczną oszczędność czasu oraz niższe koszty zakupów. Zwrot z inwestycji zapewnia rentowność tego rozwiązania, która będzie widoczna w postaci skrócenia czasu pracy kadry lekarskiej i pielęgniarskiej oraz innych korzyści w ciągu dwóch lat – a że chcemy również wdrożyć wiele innych aplikacji, takich jak śledzenie rzeczy pacjentów, przyszłość maluje się w jasnych barwach.
Rozwiązanie
Do przetargu ogłoszonego w procesie zakupowym NHS została zaproszona niewielka liczba dostawców, którzy mogliby podołać tak dużemu przedsięwzięciu. Firma Trust szukała jednak przede wszystkim wszechstronności i elastyczności. Zależało im na technologii, która będzie funkcjonalna przez wiele lat, wiedząc, że w ciągu tak długiego czasu potrzeby w zakresie śledzenia i identyfikacji mogą ulec zmianie.
W trakcie rozeznania zespół projektowy rozmawiał z klientami firmy Zebra z innych sektorów, takich jak handel detaliczny i logistyka, którzy standardowo wdrażają rozwiązania RTLS w wielu lokalizacjach, aby śledzić wiele tysięcy elementów. Rozmowy te upewniły Trust w wyborze rozwiązania z technologią RFID.
„Szybko zrozumieliśmy, że śledzenie zasobów może być przydatne w każdym obszarze, szukaliśmy zatem rozwiązania, które mogłoby bez problemu śledzić większą liczbę zasobów, niż na początku zakładaliśmy” – powiedziała Ellis. „W trakcie rozmów z dostawcami okazało się, że to właśnie firma Zebra była otwarta na nasze potrzeby zmian, przedstawiając nam swoje rozwiązanie chmurowe do śledzenia sprzętu medycznego MotionWorks™ Healthcare. To rozwiązanie stwarzało wiele możliwości. Otwartość firmy Zebra na nasze wymagania i elastyczność, wraz z referencjami klientów oraz jej ekosystem technologii i wsparcia technicznego, zadecydowały o tym, że wybraliśmy jej rozwiązanie”.
Na początku Trust chciała rozwiązać uciążliwy problem braku widoczności swoich zasobów. Głównym problemem było to, że kadra kliniczna marnowała czas na szukanie sprzętu, zwłaszcza tych, które zaraz miały być potrzebne w sali operacyjnej. Urządzenia używane przez pacjentów mogły zostać przemieszczone do innego oddziału lub znajdowały się u serwisantów na rutynowym przeglądzie i nikt o tym nie wiedział. W jednorazowej analizie ruchu, która trwała 4 godziny, ośmioro członków zespołów operacyjnych, w tym klinicystów, spędziło łącznie 3 godziny i 48 minut w poszukiwaniu sprzętu. Co więcej, ze względu na brak widoczności, powszechnie używane przedmioty, takie jak tace chirurgiczne, były często kupowane w nadmiarze lub wymagały szybkiego śledzenia przez dział usług sterylnych w celu zapewnienia zapasów buforowych.
W miarę jak zespół Ellisa badał możliwości RTLS i potencjał natychmiastowego śledzenia przedmiotów, starał się rozszerzyć zakres zlecenia. Jednym z obszarów zainteresowania była możliwość namierzania rzeczy pacjentów. Takie przedmioty jak okulary czy aparaty słuchowe mogą się zagubić, uniemożliwiając pacjentowi czytanie czy oglądanie telewizji i narażając go na niepotrzebny stres.
Wywołuje to również reakcję łańcuchową. Krewni pacjentów zgłaszają szpitalowi i lekarzom zaginięcie rzeczy, a personel sprzątający i pielęgniarski oraz pracownicy rejestracji muszą marnować czas na ich poszukiwania. NHS mocno skupia się na metodologii GIRFT (z ang. „Getting It Right First Time” – ma być dobrze za pierwszym razem), która ma na celu poprawę opieki nad pacjentami. Wykorzystanie rozwiązania do szukania rzeczy pacjentów było postrzegane jako klasyczny przykład zastosowania metodologii GIRFT oraz wielki ukłon w stronę pacjentów, ich krewnych oraz personelu szpitala.
Wyróżnik firmy Zebra: Rezultaty i zalety
Trust ściśle współpracował z firmami Zebra, Tagnos i The Barcode Warehouse nad opracowaniem rozwiązania. Sprawdzono liczbę elementów sprzętu wymagającą śledzenia, rodzaje sprzętu, wytrzymałość na wysoką i niską temperaturę, rodzaj materiałów, na których będą naklejane etykiety, liczbę użytkowników systemu oraz to, na jakie strefy podzielić szpital, aby personel mógł intuicyjnie korzystać z oprogramowania. Oceniono również, czy potrzebna będzie pasywna, czy aktywna technologia RFID oraz czy do podłączenia czytników RFID wybrać łączność Wi-Fi™, czy rozwiązanie sieciowe.
Trust wybrał pasywną technologię RFID etykietowania swoich zasobów. Wśród argumentów podano niższy koszt i łatwiejsze utrzymanie tych urządzeń w porównaniu z aktywną technologią RFID, w przypadku której konieczna jest częstsza wymiana baterii urządzeń do etykietowania.
Pasywne etykiety RFID firmy Zebra muszą przechodzić pod czytnikami, dlatego firma Trust zainstalowała ponad 650 stacjonarny czytników RFID FX7500 i ponad 400 anten na obu kampusach, aby zapewnić odpowiedni zasięg śledzenia. Trust określił, że wejście i wyjście każdego pacjenta musi być widoczne. Czytniki są połączone w sieć przewodami Power over Ethernet (PoE), aby można było złagodzić przyszłe zmiany w standardach Wi-Fi i technologii, które mogłyby stworzyć konieczność aktualizacji urządzeń w celu ich dostosowania. (Podłączenie wszystkich czytników wymagało ponad 10 km przewodów).
Lekarze również musieli mieć dostęp do funkcji czytników RFID. Sprawdzaliby w oprogramowaniu Zebra MotionWorks to lokalizację strefy, w której znajduje się sprzęt, a następnie identyfikowaliby go za pomocą urządzenia mobilnego. Przydatne byłoby również umożliwienie doraźnych kontroli zapasów, a w przyszłości zarządzanie zadaniami, takimi jak śledzenie rzeczy pacjenta. Zebra ma duże doświadczenie w projektowaniu wytrzymałych komputerów mobilnych dla placówek opieki zdrowotnej – Trust wybrał 320 komputery mobilne Zebra TC52-HC.
Komputer mobilny z systemem Android jest wytrzymały i funkcjonalny, dlatego może obsługiwać szereg zastosowań, takich jak aktualizacja dokumentacji pacjentów, rozmowy między pracownikami, rejestracja danych z kodów kreskowych, i o wiele więcej. Zaprojektowane z myślą o placówkach opieki zdrowotnej zaawansowane tworzywo sztuczne klasy medycznej może wytrzymać częste czyszczenie wieloma środkami odkażającymi. Trust korzysta z tych urządzeń do czytania etykiet RFID oraz skanowania zabiegów pacjentów za pomocą komputerów mobilnych połączonych fizycznie lub zsynchronizowanych poprzez Bluetooth® z ręcznym uchwytem skanującym Zebra RFD8500 umożliwiającym odczyt etykiety.
„Urządzenia firmy Zebra są o wiele lżejsze niż nasze wcześniejsze zestawy ręczne, są wytrzymałe i spełniają nasze wymagania dotyczące zapobiegania i przeciwdziałania zakażeniom. Byłam pod wrażeniem TC52-HC, kiedy go zobaczyłam” – przyznała Ellis. „W szerszym kontekście przemysłowym uchwyty skanujące RFID są często potocznie nazywane pistoletami, ale w szpitalu to nie uchodzi! Nazywamy je różdżkami, nawiązując do niemal magicznej zdolności znajdowania niemal każdego zasobu w całym szpitalu za dotknięciem kilku przycisków na ekranie i użycia różdżki. Na oddziałach często ludzie pytają: „Kto ma różdżkę?”.
W ramach projektu zespół Ellisa przeprowadził gruntowną inwentaryzację sprzętu w celu ustalenia stanu wyjściowego. Stworzyli również inteligentny wózek umożliwiający członkom zespołu wygodne przemieszczanie się po szpitalu i etykietowanie sprzętu. To wielki przełom dla zespołu RFID firmy Trust, ponieważ są oni w stanie zlokalizować zasoby i oznaczyć je etykietami natychmiast, bez obawy, że będą musieli zostawić zasób, aby wydrukować etykietę, tylko po to, by wrócić i stwierdzić, że zasób się przemieścił. Wózek ma przymocowaną drukarkę przemysłową Zebra ZT411, która drukuje przemysłowe etykiety RFID.
Jak dotąd firma Trust oznaczyła etykietami łącznie ponad 72 000 zasobów i nadal oznacza nawet 2700 sterylnych tac każdego tygodnia, co uważa się za największe wdrożenie technologii RFID na potrzeby RTLS w Europie. Ważność tego rozwiązania dopełnia objęcie go planem serwisowym Zebra OneCare z gwarantowanymi czasami naprawy urządzeń mobilnych i serwisowania czytników stacjonarnych”.
Projekt zapewnia szereg korzyści w trzech kluczowych obszarach: codziennej pracy, zakupów i opieki nad pacjentem. W zakresie codziennej pracy lekarze spędzają teraz mniej czasu na szukaniu sprzętu. Mogą go namierzać na oddziałach, a przy użyciu różdżek szybko identyfikować szukane przedmioty.
Szacuje się, że 2500 pracowników placówek ochrony zdrowia spędza na szukaniu różnych przedmiotów około 56 minut tygodniowo (czyli 14 minut na zmianę). Teraz każde poszukiwania trwają krócej niż 4 minuty. To oszczędność blisko 35 godzin pracy rocznie na jednego pracownika, czyli 87 500 godzin w przypadku 2500 pracowników, czyli 2187 tygodni. Bez wątpienia jest to ogromny zysk i kluczowe znaczenie dla prognozy, że zwrot z inwestycji zostanie osiągnięty w ciągu około 24 miesięcy. Trust planuje również wyeliminowanie wysyłania globalnych wiadomości e-mail do wszystkich pracowników z prośbą o szukanie przedmiotów. Trust oszacował, że na 5500 osób, które otrzymują globalne wiadomości e-mail, otwiera je zaledwie połowa (2750 osób). Jeśli każda z tych osób poświęci 3 minuty na przeczytanie takiej wiadomości i określenie kolejnych działań, byłaby to równowartość 8250 minut lub 137,5 godziny straconego czasu na jedną wiadomość.
W przypadku operacji zakupowych Trust może na podstawie danych w czasie rzeczywistym określić dokładne stany magazynowe i ich lokalizację. Może również kupować tylko potrzebne zasoby, eliminując ryzyko przepłacenia, a wiedząc, które elementy sprzętu są najczęściej używane, może kupić ich więcej. Kolejne oszczędności pojawią się dzięki lepszemu zarządzaniu zwrotem środków trwałych w najmie. Trust może na przykład wynająć kosztowne zasoby, takie jak łóżka bariatryczne i fotele dla pacjentów o specjalnych potrzebach. Czasami łóżka są przemieszczane i nie wracają na swoje miejsce.
Łatwo również przeoczyć datę zwrotu danego zasobu, co wiąże się z naliczeniem kary za zwrócenie po czasie. W przyszłości Trust będzie mógł śledzić wynajęty sprzęt i otrzymywać automatyczne powiadomienia o nadchodzącym terminie zwrotu dzięki rozwiązaniu MotionWorks for Healthcare, aby uniknąć niepotrzebnych wydatków.
W przypadku opieki nad pacjentem, która jest głównym imperatywem Ellis i jej zespołu, korzyści są złożone. Planowane namierzanie rzeczy pacjentów będzie zapobiegać ich zgubieniu, zmniejszając stres pacjentów, ich rodzin i lekarzy, którzy nie będą już musieli szukać różnych przedmiotów. Spadnie również ryzyko odwoływania zabiegów. Czasami tace chirurgiczne znikają, a jeśli się nie znajdą, może dojść do odwołania operacji. Teraz tacy można szukać na komputerze stacjonarnym lub tablecie klasy medycznej, można również użyć różdżki do szukania jej w magazynach i na korytarzach. Nawet jeśli znajduje się w niewłaściwym miejscu, na pewno zostanie znaleziona. To wielka korzyść dla pacjentów, ponieważ operacje nie będą już odwoływane z powodu braku sterylnych tac i instrumentów. Co więcej, bardzo ważne jest również łagodzenie ryzyka. Jeśli na przykład w trakcie operacji serca taca z instrumentami upadnie na podłogę, zamienną tacę można znaleźć w ciągu sekund, minimalizując opóźnienie ratującej życie procedury.
Patrząc w przyszłość, Trust ma wszechstronny system śledzenia zasobów, który postanowił wdrożyć. Korzyści wzrosną wraz z pojawieniem się nowych zastosowań. Będą to na przykład namierzanie rzeczy pacjentów i dodawanie wynajmowanego sprzętu do zapasów w czasie rzeczywistym.
Komentując rozwiązanie, Ellis stwierdziła: „System jest łatwy w obsłudze, a moi koledzy szybko zaczęli z niego korzystać. Dla mnie najważniejszym rezultatem jest oczywista poprawa jakości opieki zdrowotnej. Jeśli zawsze będziemy mieli odpowiedni sprzęt pod ręką, możemy ostatecznie skrócić długość pobytu, co będzie z wielką korzyścią dla wszystkich. Uwagę przykuwa również oszczędność czasu i widzimy ogromny potencjał wdrożenia technologii RFID w innych trustach. Był to trudny projekt z wieloma przeszkodami, ponieważ szpitale są złożonymi środowiskami działającymi pod presją, które mają wiele starszych systemów i budynków, a także obowiązkowe wymogi prawne i dotyczące opieki nad pacjentami, ale jestem zachwycony projektem i wszechstronną podstawą, którą zapewnia, aby dostosować się do nas, gdy dodamy więcej aplikacji w celu usprawnienia naszych operacji w ciągu najbliższych kilku lat”.
Wybrane produkty i rozwiązania
