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성공 사례
실시간 자산 가시성으로 워크플로우를 개선하는 헐 대학교 부속 종합병원
헐 대학교 부속 종합병원은 두 캠퍼스에서 연간 100만여 명을 치료하고 있습니다. 인력과 예산 압박을 겪던 헐 대학교 부속 종합병원에는 임상 공간 전체에 있는 중요한 의료 장비를 더 잘 추적하고 조회할 수 있는 실시간 위치추적 솔루션(RTLS)이 필요했습니다.
Zebra 성공 스토리: 헐 대학교 부속 종합병원
개요: 의료계의 당면과제
2개 캠퍼스, 130만 평방피트의 임상 공간에 있는 주요 의료 장비의 관리, 추적, 조회 최적화.
이점/성과
- 전체 인력이 실시간으로 자산 가시성 확보
- 환자 관리 개선
- 위험 관리 향상
- 2,500명 인력의 88,000시간 절감 예상
- 조달 비용 절감
- 데이터 기반 구매 결정
- 장비 유지보수 워크플로우 개선
- 환자 추적 개선 계획
- 장비 추적 개선 계획
- 장비 라이브러리 생성
헐 대학교 부속 종합병원 소개
NHS 소속 헐 대학교 부속 종합병원은 120,000m2의 임상 공간에 걸쳐 두 개의 캠퍼스가 있는 대형 병원입니다. 모든 주요 의료 분야를 다루며 대학병원이기도 합니다. 연 매출은 약 7억 2천만 파운드입니다.
사고 및 응급(A&E), 외래 진료소, 장기 병동 입원에 이르기까지 매년 약 백만 명이 병원을 찾습니다. 8,000여명의 임상 직원이 서비스를 제공하고 있고, 요크셔의 헐 및 이스트 라이딩 지역과 그 주변 600,000명이 통원할 수 있는 지역에서 2차 치료를 제공하고 있습니다.
이 병원은 복잡한 조직입니다. 또한 만성 질환 사고 증가, 고령화 인구, 고가의 약물, 임상 직원 부족 등 광범위한 의료 시스템 문제에 직면해 있습니다. 이 모든 문제가 인력과 예산 압박으로 이어집니다. 이 문제를 해결하기 위해 병원에서는 신기술을 추구하여 선구적이고 혁신적인 의료 기관이 되고자 합니다. 그러나 기술은 절대 기술 그 자체를 위해 도입되지 않습니다. 헐 대학병원 Scan4Safety 프로그램 디렉터 Rachael Ellis는 “궁극적으로 환자에게 제공하는 치료를 개선하는 데 도움이 될 것이라고 100% 확신하는 경우에만 변화 프로그램을 시작한다”면서 2018년에 NHS의 Scan4Safety 이니셔티브를 병원에 도입했을 때 우선시했던 점”이라고 설명합니다.
당면과제
NHS의 Scan4Safety 이니셔티브는 의료 업계 최초로 시행되고 있습니다. 의료 분야의 모든 사람과 제품, 장소의 고유성을 식별하기 위해 GS1 표준을 배포할 것을 NHS 소속 병원에 지시합니다. 시범 프로젝트는 영국 6대 “시범 병원”에서 실시되었습니다. 그 결과, 임플란트 추적성 개선 및 중요 장비의 실시간 위치 추적 같은 치료 및 안전성 향상 등의 핵심 혜택이 있었습니다. 전체 NHS 소속 병원의 예상 비용 절감액은 7년 간 10억 파운드로 추정됩니다.
헐 대학병원에서는 처음에 중환자실(ICU)에서 Scan4Safety 프로그램의 일환으로 RFID를 시범 운영할 계획이었습니다. ICU 환자는 인공호흡기, 혈압계, 심전도계 등 다수의 기계로 모니터링하고 지원할 수 있습니다. 환자 이동이 필요하면, 장비도 환자와 함께 이동합니다. 따라서 여러 병동과 부서로 이동할 때는 위치 추적이 어렵습니다.
Ellis는 이렇게 말합니다. “ICU에서는 환자가 사용할 장비를 제대로 갖추는 것이 당연히 중요하므로 이 장치를 먼저 살펴보는 것이 합리적이었습니다. 또한 Scan4Safety 안에서 전체 병원을 대상으로 이 크기와 규모로 RFID를 대규모로 도입하는 일은 아직 영국에서는 없었던 일이었습니다. 제한된 구역에서 기술을 검증하고 합리적인 예산 한도 안에서 주요 현장 두 곳에 확장할 수 있다는 증거를 확보하고자 했습니다."
이 시기에는 팬데믹 때문에 일상적인 선택적 시술을 위해 병원에 내원하는 환자는 적었습니다. 따라서 Ellis가 이끌던 팀은 분리 격리 병동을 많이 방문할 수 없었습니다. 또 장비가 코로나19 환자에게 긴급하게 필요해짐에 따라 Ellis는 RFID 기술의 우선순위를 높였습니다. Ellis는 영국 NHS에서 추가 재량 자금을 신청했고, 이 자금은 프로젝트의 중요성을 감안하여 승인되었으며 이후 병원에서 동일 금액을 지원했습니다. 이 추가 자금 덕분에 프로젝트 팀은 주요 캠퍼스와 모든 환자 대면 부서에서 기술을 조달할 수 있었습니다.
유럽 내 의료 기관 중 실시간 위치 추적을 위해 RFID를 설치한 곳 중에는 우리 병원이 가장 규모가 큰 것으로 압니다. 복잡하긴 하지만 Zebra는 지금까지 큰 도움이 되었습니다. 솔루션이 가장 유연합니다. 이미 환자 치료가 개선되고 있고, 엄청난 시간 절약과 조달 비용 절감을 경험하고 있습니다. 투자 수익률(ROI)을 보면 2년 내에 직원의 시간 절약과 혜택이 비용을 상쇄하고, 환자 소지품 추적 같은 여러 애플리케이션을 추가하면서 앞으로도 오랫동안 수익률이 증가할 것으로 보입니다.
솔루션
이러한 대규모 배포를 지원할 수 있을 것으로 간주되는 소수의 벤더가 규정에 따른 NHS 조달 프로세스를 통해 입찰에 초대를 받았습니다. 하지만 병원에서 추구하는 바는 한 단어로 말하면 “유연성”이었습니다. 수년 동안 기술을 도입해야 했으며 시간이 지남에 따라 추적하고 싶은 내용의 범위가 변경될 수 있다는 것을 알고 있었습니다.
프로젝트 팀은 탐색 과정에서 소매 및 물류를 포함한 다른 부문의 Zebra 고객과 상의했는데, 이들은 일반적으로 수많은 현장에 RTLS 솔루션을 배포하고 수천 개의 품목을 추적했습니다. 이러한 논의는 RFID 주도 솔루션에 대한 신뢰도를 높였습니다.
Ellis는 이렇게 말했습니다. “자산 추적으로 거의 모든 것을 커버할 수 있음을 금방 깨달았고, 초기에 예상했던 것보다 훨씬 광범위한 자산을 원활하게 추적할 수 있는 솔루션을 찾았습니다.” “벤더들과 논의해 보니 우리 병원의 변화하는 요구를 가장 열린 마음으로 수용한 곳은 Zebra였고, 클라우드 기반 Zebra MotionWorks™ 의료 장비 추적 솔루션을 권장했습니다. 이 솔루션은 마치 빈 캔버스와 같았습니다. Zebra 고객사의 추천과 기술 지원 생태계와 더불어 우리 요건을 경청하고 활용도를 높이고자 하는 의지가 Zebra와 협력한 주요 이유였습니다.”
처음 이 병원은 자산 가시성 부족 문제를 해결하려고 했지만 다양한 문제를 낳았습니다. 주요 문제는 임상 직원이 특히 수술실 목록에 있는 다음 케이스에 필요한 물품을 찾는 데 시간을 할애하는 것이었습니다. 환자 자산이 다른 병동으로 이전되었거나 일상적인 유지보수를 위해 병원측에서 수리 중임을 모를 수도 있습니다. 4시간 동안 수행된 한 시간동작연구에서는 자산을 찾는 임상의를 포함한 8명의 수술실 인력이 총 3시간 48분을 허비했습니다. 또한, 가시성의 부족으로 인해, 수술용 트레이처럼 일반적으로 사용되는 물품이 과다 구매되거나, 여분의 재고를 위해 소독 서비스 부서를 신속하게 통과해야 할 때가 많습니다.
Ellis의 팀이 RTLS의 역량과 품목을 즉시 추적할 수 있는 가능성을 탐구하면서 업무 범위는 확장되는 것으로 보였습니다. 한 가지 관심 분야는 환자 소지품 추적이었습니다. 안경, 보청기 같은 물품이 제자리에 없으면 환자가 책을 잃거나 TV를 볼 수 없는 고충이 생길 수 있습니다.
이런 일은 연쇄 반응도 일으킵니다. 관계자들이 병원에 항의하면 임상의, 시설관리팀, 간호팀, 운반 인력이 물품을 찾는 데 시간을 할애해야 합니다. NHS에서는 환자 예후 개선을 목표로 하는 GIRFT 방법론에 집중하고 있습니다. 환자 소지품에 대한 솔루션 적용은 GIRFT의 전형적인 예이자 환자, 관계자, 임상의에게 큰 이익이 되는 것으로 보입니다.
Zebra의 차별화 요소: 결과 및 이점
헐 대학병원은 Zebra, Tagnos, The Barcode Warehouse와 긴밀히 협력하면서 솔루션을 지정했습니다. 추적해야 할 항목 수, 항목 유형, 고온이나 저온을 견딜 필요가 있는지의 여부, 라벨 부착 재료 유형, 시스템 사용자 수 및 직원이 소프트웨어를 직관적으로 사용할 수 있도록 병원을 관리하는 방법을 살펴보았습니다. 또한 RFID 리더기를 연결 시 패시브와 액티브 RFID 기술, Wi-Fi™와 네트워크 솔루션을 비교 평가했습니다.
그 결과 패시브 RFID 기술을 사용하여 제품에 라벨을 부착하기로 했습니다. 라벨 배터리를 자주 교체해야 하는 액티브 RFID 솔루션에 비해 비용이 저렴하고 유지보수가 용이한 것이 주요 요인이었습니다.
패시브 Zebra RFID 라벨은 리더기 아래를 통과해야 하므로 캠퍼스 전체에 650개 이상의 FX7500 고정형 RFID 리더기와 400개 이상의 안테나를 설치하여 포괄적인 추적 범위를 확보했습니다. 또 병원은 개별 환자의 입구와 출구를 볼 수 있어야 한다고 판단했습니다. 리더기는 이더넷 전원 장치(PoE) 케이블로 네트워크에 연결되어 향후 변화하여 새 무선 네트워크 표준에서 작동하도록 리더기를 업데이트해야 할 수 있는 Wi-Fi 표준 및 기술의 위험을 완화했습니다. (리더기를 모두 연결하려면 6.2마일 이상의 케이블이 필요했습니다.)
또한 임상의는 휴대용 RFID 판독 기능을 이용할 수 있어야 했습니다. Zebra MotionWorks에 문의하여 물품이 있는 구역을 찾은 다음 모바일 디바이스로 식별했습니다. 또한 임시 재고 확인 기능을 활성화하고, 향후에는 환자 소지품 추적 같은 작업을 관리하는 것이 유용할 것입니다. Zebra는 의료용으로 설계된 러기드 모바일 컴퓨터 실적이 좋으므로, 병원에서는 Zebra TC52-HC 모바일 컴퓨터 320대를 주문했습니다.
내구성 높고, 견고하고, 강력한 안드로이드 모바일 컴퓨터로서 환자 기록 업데이트, 직원 간 푸시투토크 서비스 지원, 바코드 데이터 캡처 등 다양한 애플리케이션을 지원할 수 있습니다. 의료용으로 설계된 이 컴퓨터는 다양한 소독제로 자주 세척할 수 있는 첨단 의료등급 플라스틱 소재입니다. 병원에서는 주로 RFID 라벨을 판독하고, 환자 치료 절차를 모바일 컴퓨터로 스캔하여 Zebra RFD8500 휴대용 RFID 슬레드에 물리적으로 연결하거나 Bluetooth®를 통해 동기화하여 라벨 판독을 지원하는 용도로 사용됩니다.
“Zebra 디바이스는 전에 사용하던 핸드셋보다 훨씬 가볍고 견고하며 감염 예방 및 관리 요건을 충족합니다. TC52-HC를 보고 감동했습니다”라고 Ellis는 말했습니다. “다른 여러 업계에서는 RFID 슬레드를 일상적으로 ‘총’이라고 부르지만 병원에서는 부적절한 용어였습니다. 대신 화면에서 버튼 몇 개만 누르면 병원에 있는 어떤 자산도 찾아주는 마법같은 존재라는 의미에서 우리 병원에서는 ‘요술봉’이라고 불렀습니다. 병동을 돌아다니다 보면 “요술봉 있는 사람?”이라고 묻는 사람이 많습니다.”
프로젝트의 일환으로 Ellis의 팀은 주요 장비 재고를 조사하여 기준을 수립했습니다. 또한 팀원들이 병원을 편리하게 돌아다니고 물품을 라벨링할 수 있는 스마트 트롤리 솔루션을 만들었습니다. 이것이 게임 체인저가 되었는데, 그 이유는 병원의 RFID 팀이 자산을 두고 라벨을 인쇄하러 간 사이에 자산이 옮겨질까봐 두려워할 필요 없이 자산을 보고 즉시 라벨링할 수 있게 되었기 때문입니다. “트롤리 허브”에는 산업용 RFID 라벨을 인쇄하는 Zebra ZT411 산업용 프린터가 있습니다.
헐 대학병원은 총 72,000여 개의 자산에 라벨을 부착했으며, 매주 최대 2,700개의 멸균 트레이에 라벨을 부착하고 있는데, 의료 기관으로서는 유럽 최대 규모로 RTLS용 RFID를 도입하고 있습니다. 이 솔루션의 중요성을 감안하여 모바일 디바이스의 처리 시간을 보증하는 Zebra OneCare 유지보수 플랜으로 관리하고 있습니다.
이 프로젝트는 일상적인 운영, 조달, 환자 치료라는 세 가지 주요 영역에서 광범위한 이점을 제공하고 있습니다. 일상적인 워크플로우 측면에서는 임상의가 장비를 찾는 시간이 크게 줄었습니다. 병동으로 가는 물건을 추적할 수 있고 요술봉을 휘둘러 원하는 것을 빠르게 찾을 수 있습니다.
2,500여 명의 직원이 일주일에 약 56분(교대 근무당 14분에 해당)을 물건을 찾는 일에 소비하는 것으로 추정됩니다. 한 번에 평균 4분 미만이 소요되는 것입니다. 직원 한 명당 연간 약 35시간이 절약되며, 2,500명으로 환산하면 87,500시간, 즉 2,187주에 해당합니다. 분명히 엄청난 이득이므로 약 24개월 후에는 투자 수익이 달성될 것으로 전망됩니다. 또한 병원에서는 전체 직원에게 발송되는 품목 검색 요청 이메일을 근절하는 것을 목표로 합니다. 병원측은 전체 이메일을 받은 5,500명 중 50%(2,750명)가 이메일을 열었을 것으로 추정했습니다. 한 사람 당 이메일을 읽고 다음에 할 일을 정하는 데 3분을 썼다면, 이메일당 8,250분 또는 137.5시간을 낭비한 것입니다.
조달의 경우, 실시간 데이터를 사용하여 재고 종류와 위치를 정확하게 파악할 수 있습니다. 또한 과대 보상 없이 필요한 것을 구입할 수 있으며, 어떤 품목이 가장 일반적으로 사용되는지 파악하여 더 구매할 수 있습니다. 대여 자산 반납을 잘 관리하면 추가로 비용을 절감할 수 있습니다. 예를 들어, 병원에서는 특정 환자를 위해 비만 치료용 침대와 의자 같은 고가의 물품을 대여할 수 있습니다. 그런데 침대가 옮겨지고 제자리에 없을 때도 있습니다.
또 대여품 반납 예정일을 넘겨서 대여업체에 체납 수수료를 내야 할 수 있습니다. 앞으로 병원에서는 의료용 MotionWorks를 사용하여 대여 장비를 추적하고 반납 기한이 되면 자동 알림을 수신하여 체납 수수료를 피할 수 있습니다.
환자 치료에 관한 한 Ellis 팀의 주요 척도는 다면적입니다. 환자 소지품 추적은 물건 분실을 방지함으로써 물건을 찾는 데 시간을 할애해야 하는 환자, 가족, 임상의의 스트레스를 줄여 줍니다. 시술 취소 가능성도 낮아집니다. 예를 들어, 수술용 트레이가 제자리에 없는 경우, 발견되지 않으면 수술이 취소될 수 있습니다. 이제 데스크톱 PC나 의료용 태블릿에서 트레이를 검색할 수 있고, 요술봉으로 창고나 수술실 복도에서 트레이를 찾을 수 있습니다. 제자리에 없더라도 찾을 수 있습니다. 멸균 트레이와 기구가 없어서 수술이 취소되지 않으므로 환자에게 큰 이점이 있습니다. 또한 위험 완화도 중요합니다. 예를 들어, 심장 수술 기구 트레이를 떨어뜨린 경우, 몇 초 만에 또 다른 기구를 찾을 수 있어 중요한 수술의 지연을 최소화할 수 있습니다.
앞으로 병원에서는 다목적 자산 추적 시스템을 갖추게 될 것입니다. 새 애플리케이션이 출시되면 이점이 배가될 것입니다. 환자 소지품 추적, 실시간 재고에 대여 장비 추가 등이 여기에 포함됩니다.
해당 솔루션에 대해 언급하면서 Ellis는 다음과 같이 결론을 내렸습니다. “사용하기 쉬운 시스템이라 동료들이 금방 받아들였습니다. 내가 보기에 가장 좋은 성과는 환자 치료가 명확하게 개선된 점입니다. 필요할 때 항상 장비를 갖추고 있다면 궁극적으로 대기 기간을 단축할 수 있어 훌륭한 성과를 거둘 수 있습니다. 또 시간 절약은 눈길을 끄는 요인이므로, 다른 병원에서도 RFID를 도입할 가능성이 큽니다. 병원은 레거시 시스템과 건물이 많은 복잡하고 심리적 압박이 심한 환경과 의무적인 법률 및 환자 치료 요건을 가지고 있기 때문에 장애물이 많은 어려운 프로젝트였지만, 향후 몇 년 동안 운영 개선을 위해 애플리케이션이 추가되면 유연성이 생길 것이므로 프로젝트에 대해 만족합니다.”
주요 제품 및 솔루션
