Обеспечение доступа к оперативной информации об активах для повышения эффективности рабочих процессов Университетской клинической больницы Халла

Траст тесно сотрудничал с Zebra, Tagnos и The Barcode Warehouse при разработке своего решения. Специалисты определили количество объектов для отслеживания, их типы, пригодность для использования в условиях высоких или низких температур, материалы, на которые будут наноситься этикетки, количество пользователей в системе и зоны, на которые будет разделена больница для организации удобной работы персонала с программным обеспечением. Кроме того, они провели необходимую оценку возможностей применения пассивной или активной технологии RFID и Wi-Fi™ или сетевого решения для подключения RFID-считывателей. 

Траст принял решение использовать пассивную технологию RFID для маркировки своих активов. Основной причины такого решения стала более низкая стоимость и простота обслуживания по сравнению с активным RFID-решением с метками, батареи которых требуют более частой замены. 

Сканирование пассивных RFID-этикеток Zebra выполняется при их перемещении под считывателями, поэтому траст установил более 650 стационарных RFID-считывателей FX7500 и более 400 антенн в корпусах больницы, чтобы обеспечить полное покрытие для отслеживания. Траст принял решение отслеживать вход и выход всех пациентов при посещении ими медицинского учреждения. Считыватели были подключены к сети с помощью кабелей Power over Ethernet (PoE), что позволило не зависеть от будущих изменений стандартов и технологий Wi-Fi, которые могли привести к необходимости обновлять считыватели для работы с любым новым стандартом беспроводной сети. (Для подключения всех считывателей потребовалось проложить более 6,2 мили кабелей).

Кроме того, необходимо было предоставить медицинскому персоналу переносные считыватели с поддержкой технологии RFID. Это позволило бы персоналу сначала использовать Zebra MotionWorks для определения зоны, в которой находятся необходимые активы, а затем — мобильное устройство для определения их точного местоположения. Было бы также полезно реализовать возможность проведения специальных инвентаризационных проверок, а также отслеживания личных вещей пациента в будущем. Компания Zebra имеет большой опыт в производстве надежных мобильных компьютеров для медицинского обслуживания, и траст остановил свой выбор на 320 мобильных компьютерах Zebra TC52-HC.

Этот надежный мобильный компьютер на базе Android отличается высокой производительностью и подходит для выполнения различных рабочих задач, включая обновление медицинских карт пациентов, обмен сообщениями между персоналом, считывание данных штрихкодов и многих других. Он разработан для применения в медицинских учреждениях, поэтому корпус устройства выполнен из высококачественного пластика, выдерживающего частые очистки с использованием самых разных дезинфицирующих средств. Область применения решения в медицинских учреждениях траста включает в себя считывания RFID-этикеток и сканирование данных о медицинском обслуживании пациентов с помощью мобильных компьютеров, физически подключенных к RFID-насадкам RFD8500 для переносных устройств или синхронизированных с ними по Bluetooth® для считывания меток.

«Устройства Zebra намного легче по сравнению с нашими предыдущими устройствами. Они надежны и отвечают требованиям к профилактике инфекций и борьбе с ними. Когда я впервые увидела TC52-HC, то была приятно удивлена», — отметила Рейчел Эллис. «Во многих отраслях насадки RFID часто называют «пистолетами», но в больнице это казалось неуместным! Мы называем их «волшебными палочками», которые чудесным образом помогают нам находить любые предметы в больнице — достаточно нажать несколько кнопок на экране и использовать эту «волшебную палочку» для поиска того, что вам нужно. Проходя мимо палат, я часто слышу, как сотрудники спрашивают друг у друга: «У кого есть волшебная палочка?»

В рамках проекта команда Рейчел Эллис провела масштабную инвентаризацию оборудования, чтобы определить исходные условия. Они также создали «умную» тележку, которая позволит сотрудникам удобно перемещаться по больнице и маркировать активы. Это стало инновационным решением, поскольку у специалистов траста по работе с технологией RFID появилась возможность отслеживать активы и сразу же маркировать их, что исключило вероятность перемещения активов во время отсутствия сотрудников, распечатывающих этикетки в другом месте. Возможность подключения Zebra ZT411 промышленного принтера к такой «передвижной станции» позволила выполнять печать RFID-этикеток для промышленного применения.

В целом, на данный момент сотрудники траста выполнили маркировку более 72 000 активов и маркируют до 2700 стерильных лотков каждую неделю, что считается крупнейшим внедрением технологии RFID в RTLS-решения для медицинского обслуживания в Европе. Учитывая важность этого решения, медицинским учреждениям обеспечена своевременная поддержка в рамках плана обслуживания Zebra OneCare с гарантированными сроками ремонта мобильных устройств и технического обслуживания стационарных считывателей».

Проект обеспечивает широкий спектр преимуществ в трех ключевых областях: повседневные операции, материально-техническое снабжение и уход за пациентами. Теперь медицинский персонал тратит значительно меньше времени на поиск оборудования, что способствует оптимизации ежедневно выполняемых рабочих процессов. Они могут отслеживать местоположение активов в палатах пациентов и использовать свои «волшебные палочки» для быстрого поиска того, что им нужно.

Согласно расчетам, около 2500 сотрудников тратили примерно 56 минут в неделю (что эквивалентно 14 минутам за смену) на поиск нужных активов. Теперь такие поиски занимают в среднем менее 4 минут. Это экономит около 35 часов на одного сотрудника в год, что составляет 87 500 часов для 2500 сотрудников и эквивалентно 2187 неделям рабочего времени. Очевидно, что такая экономия является не только большим достижением, но и залогом того, что окупаемость инвестиций будет достигнута примерно в течение 24 месяцев. Траст также стремится отказаться от практики глобальной рассылки электронных писем всем сотрудникам с запросами на поиск тех или иных активов. По оценкам траста, из 5500 получателей таких электронных писем, открывают их только 50% (2750 человек). Исходя из того, что каждому сотруднику требуется 3 минуты на чтение электронного письма и определения дальнейшие действий, то на одно такое письмо будет потрачено в общей сумме 8250 минут или 137,5 часов рабочего времени.

Решая вопросы материально-технического снабжения, траст может использовать данные в режиме реального времени для получения точной информации об имеющихся запасах и их местонахождения. Это также позволяет выполнять закупки без сверхкомпенсации и приобретать в большем количестве только те активы, которые используются чаще всего. Дальнейшая экономия средств будет обеспечена за счет более эффективного управления возвратом арендуемых активов. Например, траст может арендовать дорогостоящее оборудование, такое как бариатрические кровати и стулья, для конкретных пациентов. Иногда кровати приходится перемещать, что может привести к их размещению в направительном месте.

Кроме того, существует риск несвоевременного возврата оборудования, что может повлечь за собой наложение штрафных санкций со стороны компании, предоставляющей оборудование в аренду. В будущем траст планирует использовать решение MotionWorks для медицинского обслуживания, чтобы отслеживать арендованное оборудование и автоматически оповещать о сроках его возврата во избежание дополнительных расходов.

Качество лечения и ухода за пациентами является основным приоритетом как для Рейчел Эллис, так и для ее команды, и в этом случае решение предоставляет значительные преимущества. Запланированное внедрение системы отслеживания личных вещей пациентов позволит предотвратить их потерю, что, в свою очередь, снизит уровень стресса как среди пациентов, так и среди их близких, а также среди медицинского персонала, которому приходится тратить время на поиски этих вещей. Также снижается вероятность отмены процедур. Например, в случае перемещения хирургических лотков и невозможности определения их местонахождения операций могут быть отложены или отменены. Теперь для поиска лотков можно использовать настольный компьютер или планшетный ПК для медицинского обслуживания, а также «волшебную палочку» для определения их точного местонахождения на складе или в коридорах операционного отделения. Это поможет предотвратить ситуации, когда лотки оказываются в неподходящем месте. Такой подход позволяет исключить вероятность отмены операции из-за отсутствия стерильных лотков и инструментов. Кроме того, важным фактором является снижение рисков. Например, в случае падения лотка с инструментами для кардиохирургии возможность оперативно найти замену позволит минимизировать задержку проведения жизненно важной операции.

Стоит отметить, что траст планирует внедрить универсальную систему отслеживания активов в будущем. По мере расширения области применения этой системы медицинское учреждение сможет получить дополнительные преимущества. К ним относятся возможность отслеживания личных вещей пациентов и контроль арендованного оборудования в режиме реального времени. 

В заключение Рейчел Эллис отметила: «Простота использования системы позволила коллегам быстро освоить ее. Для меня наиболее важным результатом является заметное повышение качества обслуживания пациентов. Если у нас всегда будет доступ к необходимому оборудованию, мы сможем сократить время пребывания пациентов в стационаре, что является отличным результатом. Также стоит отметить такой важный результат, как экономия времени. Мы видим значительный потенциал для внедрения RFID-решений в других трастах. Это был непростой проект, сопряженный с рядом трудностей, поскольку больницы представляют собой сложную среду с высоким уровнем нагрузки, множеством устаревших систем и зданий, а также строгими юридическими требованиями и стандартами ухода за пациентами. Тем не менее я в восторге от результатов проекта и его гибкости, которая позволит нам расширить область применения внедренных решений для повышения эффективности рабочих процессов в течение следующих нескольких лет».